在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策表明，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。如今，收票方面电子发票接收的合法合规得到多项政策支持，开票方面全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。
然而，在纸电混合的时代，企业在档案管理方面却深陷诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境。大量的纸质档案不仅需要耗费高额的存储空间成本，而且数据的分析和利用也困难重重，这无疑影响了企业的决策效率。
财务人员更是苦不堪言，他们要处理大量的档案数据，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。每一张差旅账单的归档都像是一场漫长的战役，耗费着他们的精力和时间。
业务人员同样受到影响，出差、招待后报销纸质票据流程繁琐，这不仅降低了他们的工作效率，也影响了他们的工作体验。
纸质档案管理还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是显性成本的体现。而手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，则是隐形成本的体现。此外，纸质档案管理还存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的档案管理带来了巨大的挑战。
企业在推行数字化过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。差旅账单归档作为企业档案管理的重要组成部分，也受到了这些问题的困扰。
专属方案：满足不同角色需求
合思档案针对不同角色提供了全面且有针对性的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过合思档案，企业高管可以更好地掌控企业的财务状况，为企业的决策提供有力支持，差旅账单归档的数据也能为决策提供有价值的参考。
对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在差旅账单归档方面，财务人员可以更加轻松地完成数据的整理和归档，减少手动操作的工作量。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这使得差旅账单归档的审计工作更加高效、便捷。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在差旅账单归档过程中，能够确保各类相关档案的准确匹配和完整归档。
核心优势：凸显专业创新实力
合思档案具备多源采集功能。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。在差旅账单归档时，无论是来自不同系统的差旅发票，还是其他相关单据，都能通过这种多源采集功能快速、准确地收集。同时，还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在差旅账单归档中，能够自动将差旅发票、费用报销单等相关凭证进行关联匹配，大大提高了归档效率。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。在差旅账单归档方面，能够根据企业的需求生成个性化的版式文件，方便档案的存储和管理。
合思档案有“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在差旅账单归档时，能够确保每一份差旅账单的合规性和准确性。
成功案例：见证实际应用价值
对于年单据量2.6亿的企业，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力的问题。通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。在差旅账单归档方面，该企业能够快速、准确地完成大量差旅账单的归档工作，提高了工作效率，降低了成本。例如，凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅账单归档方面，该企业的差旅账单归档流程更加规范、高效，节省了大量的人力和物力。
多系统数据互联的企业，合思档案解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过单套制管理方案，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅账单归档方面，企业能够实现差旅账单的统一管理和快速查询，提高了工作效率。
中国最大的K12民办教育集团之一，合思档案解决了低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理、利用等环节的问题。通过单套制管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在差旅账单归档方面，该集团能够更加便捷地完成差旅账单的归档和查询工作，提高了财务管理的效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的解决方案，助力企业实现财务数字化转型，尤其在差旅账单归档方面具有显著优势。
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