合思档案管理软件：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。

同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用。电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。

面对这些痛点，合思档案管理软件应运而生，为企业提供了全面而有效的解决方案。

多元方案满足各方需求

合思档案管理软件提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案管理软件可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，该软件能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案管理软件可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能模块铸就强大实力

合思档案管理软件的功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理功能完备。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务有身份调查、全文检索等。统计分析包括进销项统计、资金统计等。应用层具备辅助审计、证据方案库等功能。

在多源采集上，基于跨系统数据集成要求，软件提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

核心亮点凸显卓越优势

合思档案管理软件具有诸多核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

该软件实现“四性检测 + 业务检测”，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

产品价值推动企业发展

合思档案管理软件具有显著的产品价值。它能显著降本增效，帮助企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。

典型场景展现广泛应用

合思档案管理软件在多个典型场景中都有着出色的应用。财务人员在进行档案查询时，可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，快速获取所需档案信息。

业务人员出差、招待后，可通过系统直接上传电子票据进行报销，无需留存再上交纸质票据，简化报销流程。

审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，无需进入档案室进行审计。

管理人员可通过统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析，为企业决策提供支持。

成功案例见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案管理软件取得了显著成效。某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案管理软件解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案管理软件单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用合思档案管理软件单套制管理方案后，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。采用合思档案管理软件单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显独特魅力

合思档案管理软件是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

它秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。

该软件具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现 100%自动归档，且符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对变化。

合思档案管理软件能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业的必然选择，合思档案管理软件将不断创新和优化，为企业提供更优质的服务。它已获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等多项资质，且通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证，值得企业信赖。

如果您的企业也想提升财务档案管理效率，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询合思档案管理软件，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，也可通过微信公众号和小程序与我们联系。现在，您还可以免费试用合思档案管理软件，让我们携手共创财务档案管理的美好未来。