在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。今天，我们将深入剖析某世界 500 强旗下教育服务品牌的成功转型案例，探寻其在会计档案管理领域的卓越成效，为您揭示会计档案数据安全的重要性以及合思解决方案的强大优势。
该企业通过一系列的数字化举措，实现了年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状的管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。同时，通过试点改造，企业的财务数据自动化率达到了 91%以上。令人瞩目的是，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅出现个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这一系列的成果，不仅展示了企业在数字化转型道路上的坚定决心，更凸显了会计档案数据安全管理的重要价值。
背景迷雾：传统会计档案管理难题待解
在数字化转型之前，该企业面临着诸多传统会计档案管理带来的挑战。企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档方面，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便投入了如此多的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着巨大的合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要投入大量的精力和时间来完成这些工作。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的发展，使得会计档案数据安全面临着巨大的威胁。
破局之钥：合思全生命周期电子化管理方案
为了解决上述难题，合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有档案数据来源广泛的特点，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收，有效保障了会计档案数据安全。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的档案录入需求。
方案具备强大的自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。通过这些功能，实现了会计档案的全流程电子化管理，进一步提升了会计档案数据安全水平。
会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，确保了企业所有会计档案的全面管理。
成效之光：数字化转型成果显著
合思的解决方案为企业带来了显著的成效。首先，加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。通过档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的使用效率，同时也保障了会计档案数据安全。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业的运营成本。
财务作业自动化率达到了 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步提升财务管理效率。这些数据充分证明了合思解决方案在保障会计档案数据安全和提升企业数字化管理水平方面的有效性。
客户心声：合作带来显著提升
企业财务相关负责人表示，通过与合思合作，财务数据自动化率大幅提升。在企业规模扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能显著提高。这不仅体现了合思解决方案的强大功能，更说明了企业在保障会计档案数据安全方面取得了显著成效。合思的方案帮助企业解决了传统会计档案管理中的诸多难题，实现了财务数字化转型的目标。
未来之约：深化合作共赴新征程
展望未来，企业预计到 2024 年财务数据自动化率将超 97%，财务管理效率提升、成本降低的效果将更加显著。双方有望在未来进一步深化合作，推动企业数字化运营迈上新台阶。在会计档案数据安全管理方面，也将不断探索新的方法和技术，为企业的可持续发展提供坚实保障。
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