在当今数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性愈发显著。自 2021 年国家税务总局开展数电票试点，到 2023 年财政部发布电子凭证会计数据标准，一场会计管理模式的全面变革已然拉开帷幕，电子凭证全流程无纸化时代悄然来临。
电子凭证无纸化的实现，犹如一股春风，吹散了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重迷雾。它不仅优化了业务流程，还降低了单位运行成本和社会资源消耗，实现了经济效益与环境效益的双赢。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障。而在这一过程中，会计档案安全管理也成为了企业关注的重点。
经典零食品牌的财务困局
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它的年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程横跨多个系统，繁杂且低效，这给会计档案安全管理带来了巨大的挑战。
该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不借助 Excel 进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值，会计档案的准确性和完整性也受到了影响。
在事前事中管控方面，该品牌存在严重的不连贯问题。差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控，会计档案中的成本数据也难以准确反映实际情况。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，会计档案的安全管理面临着严峻的考验。
合思量身定制解决方案
为了帮助该国民经典零食品牌摆脱财务困境，实现会计档案安全管理，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城订购或 TMC 订购。合思商城会提供对账单，TMC 也会有相应的对账单，确保消费信息的准确记录，为会计档案安全管理提供可靠的数据基础。
在财务核算、记账环节，通过对账结算中心，线上统一开票后可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的处理方式，提高了财务核算的效率，保证了会计档案的准确性和及时性。
在档案管理环节，合思环节达到 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担。同时，可同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作效率。还能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，确保了会计档案的安全管理。
显著成果见证方案实力
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果，也为会计档案安全管理提供了有力的保障。
在差旅费用方面，该品牌年度节约了 200 万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，不仅提高了差旅人员和财务人员的工作效率，还使财务入账效率提升了 60%，会计档案的处理更加高效准确。
合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过完成数据采集与校验，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了会计档案的安全可靠。
同时，该方案还实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本，进一步提升了会计档案安全管理的水平。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案有效解决了企业的财务痛点，从该国民经典零食品牌的案例可以看出，它能够实现降本增效、提高财务效率、加强业财融合等目标，为会计档案安全管理提供了全面的保障。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，报销数字化转型已是必然趋势，数电票将推动企业电子凭证数字化转型迈向新高度，部分企业将率先迈进 L5 高级无需报销级别。在这个过程中，会计档案安全管理将变得更加重要。
企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。合思凭借其强大的集成能力、良好的口碑等优势，提供免费试用，并拥有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。如果您的企业也想实现财务数字化转型，加强会计档案安全管理，欢迎拨打联系电话 400 – 105 – 6505 咨询合作，或访问网站 www.hosecloud.com 了解更多详情。现在就抓住机会，开启免费试用，让合思助力您的企业在财务数字化转型的道路上稳步前行。
