在当今数字化浪潮席卷的时代，电子发票政策的推行犹如一股强劲的东风，为企业的财务数字化转型带来了前所未有的机遇。一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，敏锐地捕捉到了这一趋势，积极投身于财务数字化的变革之中。然而，在转型的道路上，他们遭遇了诸多难题。
该企业的业务和财务系统繁多且相互独立，数据之间难以互通。就如同一个个信息孤岛，使得结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，这也让财务人员苦不堪言。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
面对这些棘手的问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为该客户量身定制了一套全生命周期电子化会计档案管理方案。电子发票政策的实施，为这套方案的落地提供了坚实的政策支持。
全生命周期电子化会计档案管理方案：构建财务数据新生态
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案，犹如一个强大的生态系统，能够广泛连接各种数据来源。其档案数据来源十分广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS 以及实物档案等。电子发票政策的推行，使得电子档案的获取更加便捷和规范。合思拥有 40 多种自动封装接口，能够以 0 开发成本介入，广泛连接异构系统，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也是多种多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这些方式为数据的收集提供了更多的选择，确保了数据的完整性和准确性。通过这些接口，合思能够将各种渠道的数据汇聚到一起，为后续的处理和管理奠定基础。
该方案实现了自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。电子发票政策的推动，使得这些电子发票能够更加规范地纳入到档案管理体系中，提高了档案管理的效率和质量。
方案实施：步步为营打造数字化财务档案体系
合思在方案实施过程中，严格按照科学的步骤进行。首先，通过广泛连接异构系统，利用多种接口传输方式收集档案数据。在电子发票政策的引导下，企业能够更加顺利地获取电子发票数据，为档案管理提供了丰富的资源。
接着，对收集到的数据进行智能组单和四性检测等操作。智能组单能够将相关的数据进行合理的组合，提高数据的逻辑性和可读性。四性检测则确保了档案的准确性、完整性、可用性和安全性，为企业的合规运营提供了保障。
然后，实现电子档案和实物档案的统一管理。这包括档案的借阅、移交、鉴定、销毁等流程，并进行严格的权限监控。通过这种统一管理，企业能够更加高效地利用档案资源，避免了档案的丢失和损坏。
最后，利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。在电子发票政策的支持下，企业能够更加快速地获取和处理电子发票数据，提高了工作效率和决策的准确性。
方案成果：数字化转型带来显著效益
经过一段时间的实施，合思的方案为该客户取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。电子发票政策的实施，使得电子会计档案的管理更加规范和高效。
档案的多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以随时随地查询所需的档案信息，提高了工作的便捷性。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。电子发票政策的推动，为企业的试点工作提供了有力的支持。实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。电子发票政策的持续推进，将为企业实现这一目标提供更多的助力。
客户评价：合思方案成数字化转型关键举措
该企业自 2017 年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型。2021 年与合思合作建设电子档案系统。目前企业财务自动化率达 91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
企业认为合思的方案是加速企业数字化转型，完成企业全面数字化“最后一公里”的关键举措。电子发票政策的实施，为企业的数字化转型提供了良好的政策环境，而合思的方案则充分利用了这一政策优势，为企业的发展注入了强大的动力。
在电子发票政策的大背景下，合思的解决方案为企业的财务数字化转型提供了一条可行的路径。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等 29 项主要功能，能满足企业多样化的财务需求。
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