在科技浪潮的推动下，企业的数字化转型已成为发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，于1995年成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源对财务数字化转型的需求也日益迫切。
转型前的困境：迷雾中的摸索
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自研之路的阻碍
2011年，动力源就踏上了财务数字化转型和业财融合的征程，开启了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，还基于OA系统开发了报销系统。但理想很丰满，现实却骨感，整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的效果相差甚远。电子文档存储在各个独立的系统中，难以实现高效的共享和调用。 -
操作体验与合规难题
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在不同系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间。电子文档存储分散，使得查找和核对相关信息变得异常困难。 -
系统割裂与数据滞后
系统的割裂带来了数据分散和信息滞后的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就难以对业务运营及时进行调整。电子文档存储的不统一，让数据的及时性和准确性大打折扣。 -
业务复杂与报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同。这使得报销流程变得异常复杂，电子文档存储的需求也更加多样化，现有的系统难以满足这些需求。
合思解决方案：破局之钥
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系统集成：搭建数据桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计。电子文档存储也实现了跨系统的关联，数据流转更加顺畅。 -
无需报销：重塑商旅流程
合思提出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。电子文档存储在这个过程中实现了自动化和智能化，提高了工作效率。 -
强大连接能力：打破数据壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。电子文档存储也因此更加灵活和高效。
方案实施：步步为营
合思团队与动力源进行了深入沟通，全面了解其业务流程和需求，制定了个性化的实施方案。首先进行系统集成的前期准备工作，包括数据对接、接口开发等，为电子文档存储的整合奠定基础。然后逐步上线无需报销等功能模块，并进行内部测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。最后对动力源的员工进行培训，让他们能够熟练使用新系统，充分发挥电子文档存储的优势。
转型成果：显著效益
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操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。电子文档存储的集中化和便捷化，让员工能够更快速地完成报销流程。 -
成本节约与效率提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。电子文档存储的智能化处理，让员工和财务人员都能从繁琐的工作中解脱出来。 -
财务管控升级
财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。电子文档存储的规范和高效，为财务管控提供了有力支持。
动力源评价：高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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