在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。即便如此优秀的企业，在财务数字化转型道路上也遇到了诸多难题，而合思为其提供的财务数字化解决方案，如同一场及时雨，助力企业解决痛点并取得显著成效。管理档案的工具在其中也发挥着重要的作用，帮助企业更好地整理和管理相关财务数据。
动力源困境：转型迷雾待破
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等多个管理档案的工具。然而，转型之路并非一帆风顺。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免，合规性面临巨大挑战。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。企业就像一个信息孤岛，各部门之间的数据无法有效流通。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。管理档案的工具在这种复杂的业务场景下，未能发挥出应有的高效协同作用。
合思良方：精准施策解难题
- 系统集成：数据互通桥梁搭建
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就像搭建了一座数据互通的桥梁，实现了订单支出成本的实时归集和统计。管理档案的工具也在这个过程中得到了更好的整合，使得企业的数据管理更加有序。 - 无需报销：员工幸福之旅开启
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，从源头保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作让报销变得轻松简单，管理档案的工具也能更高效地记录和管理这些报销数据。 - 系统连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。管理档案的工具在这种高效的数据流转中，能够更及时准确地记录和反映企业的财务状况。
实施之路：步步为营促落地
合思团队深知每一个企业都有其独特的系统架构和业务流程。因此，他们与动力源深入沟通，详细了解其现有情况，制定了一套详细的系统集成方案。管理档案的工具在这个方案中也有明确的定位和使用方式。
按照方案，合思团队逐步将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接。在对接过程中，他们严谨细致，确保数据的准确同步，就像精心拼接一幅巨大的拼图，每一块都要精准无误。
为了让动力源员工能够熟练使用新系统，合思团队对员工进行了全面的培训。培训内容不仅包括系统的操作流程，还重点介绍了无需报销等新功能的使用方法。管理档案的工具的使用也在培训中得到了强调，让员工能够更好地利用这个工具进行财务管理。
在实施过程中，合思团队不断进行测试和优化。他们就像一群技艺精湛的工匠，对系统进行精雕细琢，确保系统的稳定性和功能的有效性。管理档案的工具也在不断的测试和优化中，更好地适应企业的业务需求。
成果之喜：效益提升显锋芒
- 操作体验革新：效率飙升
多系统集成后，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这就像给企业的财务运转装上了一台强大的引擎，让报销流程变得更加高效快捷。管理档案的工具也在这个过程中发挥了重要作用，帮助企业更好地记录和跟踪报销流程。 - 成本节约：人员减负
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作。管理档案的工具的智能化应用，让财务数据的处理更加高效，减少了人工操作的错误和时间成本。 - 员工体验提升：流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松愉快。管理档案的工具也让员工能够更方便地查询和管理自己的报销记录。 - 财务合规：管控升级
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，让财务管理更加科学规范。管理档案的工具为财务合规提供了有力的支持，确保企业的财务数据准确可靠。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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