在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革驶入快车道。这一变革不仅将全面解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，还将进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。
然而，在电子凭证数字化转型的背景下，企业的合同与档案管理面临着诸多痛点。传统的纸质档案管理方式存在诸多弊端，例如好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找档案需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团则面临着档案管理成本高的问题，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。海亮教育科技服务集团由于企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，导致结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业的合同与档案管理带来了全新的思路和方法。
合思档案：一站式财务数智化服务先锋
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这一广泛的服务网络确保了合思能够为不同地区的企业提供及时、高效的服务。
合思档案作为合思推出的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
核心功能：全生命周期管理铸就档案管理新高度
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够大文件自动切割·数电票自动化解析。这一功能使得企业能够快速、准确地采集各种电子凭证，提高了档案采集的效率和准确性。
档案制档时，合思档案具备智能关联·自动组装的能力，能够进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过智能关联和自动组装，合思档案能够将各种相关的电子凭证自动组合成完整的档案，大大减少了人工干预，提高了制档的效率和质量。
在档案利用方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索功能使得企业能够快速、准确地找到所需的档案，一站式预览则让用户能够在一个界面上查看档案的详细信息。在线借阅和异构系统联查功能则方便了企业内部不同部门之间的档案共享和协作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了企业对实物档案的管理效率。
用户收益：成本节约与效率提升的双赢之道
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。自动化归档功能告别了重复性工作，使得档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
典型应用场景：多行业合同与档案管理的理想之选
合思档案在不同行业都有典型的应用场景。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其提供了打破壁垒，数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理等解决方案，有效解决了该公司在合同与档案管理方面的难题。
餐饮连锁行业的云海肴，多地直营门店存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元。
软件与信息技术服务行业的高新兴，通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。
国企中文天地出版传媒以主营业务整体借壳上市且具有多介质、平台化、全产业链特点。通过合思档案，该企业实现了电子凭证采集、验签、解析、校验等一系列操作，实现了财务档案数字化，提升了财务档案归档效率和员工报销效率，年节约打印、耗材等成本20万/年。
客户成功案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案在众多不同行业的企业中都取得了成功应用案例。
数字阅读行业的帆书，实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。财务结账效率提高了50%，合思档案助力帆书实现了业财一体化&无纸化目标，提升了数字化建设水平，满足了未来企业全面数字化转型战略需要。
教育培训行业的海亮教育科技服务集团，通过合思档案实现了档案数据来源多样化，自动归档，集成财务管理功能等。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，通过合思档案统一存储各类会计资料，搭建业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
餐饮行业的COMMUNE幻师，上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了人力成本50%，提高了效率，资产化深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
合思档案具有丰富的功能亮点和显著的用户收益，已在众多不同行业的企业中取得了成功应用案例。在当前经济环境下，企业对于高效、合规的合同与档案管理需求日益增长。合思档案凭借其先进的技术和卓越的服务，无疑是企业实现财务数智化转型的理想选择。未来财务用合思，让有限更有效，选择合思档案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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