在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺，这不仅意味着企业财务档案管理将直面新的挑战，更凸显了信息化建设的紧迫性。数电票的快速扩张，其管理要求具有特殊性，传统的会计档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以解决当前会计档案安全管理方面的诸多痛点。
纸电混合时代，企业在会计档案安全管理上的困境无处不在。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了大量时间。
此外，企业在会计档案安全管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本以及档案室和档案柜等存储空间的需求；高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则源于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏。同时，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然面临着纸质文件储存的难题，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。
全场景方案破局会计档案安全管理难题
合思档案针对上述痛点，提供了全面且适配的整体解决方案。合思档案拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是企业的数字智囊。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，合思档案能够帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案带来了极大的便利。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料。
核心功能彰显会计档案安全管理优势
合思档案的核心功能强大且具有显著优势，相比传统方案，它为企业的会计档案安全管理带来了质的飞跃。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等进行采集。它支持多源采集，涵盖多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过自动生成式Open API，合思档案能够实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。
智能制档功能同样出色。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，同时还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。
档案管理功能在权限管理和档案目录设置上表现卓越。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
相比传统方案，合思档案优势明显。它能够实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升，确保100%的管理合规性。“四性检测”+“业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。同时，合思档案打破了物理空间限制，用户可以在线自由调阅，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。
多行业案例见证会计档案安全管理成效
合思档案在不同类型企业中的应用场景和成功案例，充分体现了其在会计档案安全管理方面的实际效果。
在年单据量达2.6亿的企业案例中，该企业曾面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
对于共享中心统建的集团型企业，其档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。该企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联的企业案例中，企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
对于中国最大的K12民办教育集团之一，其存在低效的档案管理现状。采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案按归档范围和标准梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和众多成功案例，能够助力企业实现会计档案安全管理的数字化转型，解决企业在档案管理方面的各种痛点。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，充分证明了其产品的可靠性和有效性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可以通过多种渠道与合思取得联系，开启档案管理数字化之旅。现在，不妨点击免费试用，亲身体验合思档案为会计档案安全管理带来的卓越变革。
