在当今数字化浪潮的席卷下，企业的运营模式正经历着翻天覆地的变革。特别是电子发票政策的推行，为企业的财务管理带来了新的挑战与机遇。2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设亟待加强。
数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理的痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于存储，而且占地面积大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对档案数据量大的问题，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作极为繁琐。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
此外，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；同时，还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而电子发票政策的推进，更是让这些问题变得愈发紧迫。
一站式破局：合思档案整体解决方案
合思档案敏锐地洞察到了企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业可以通过线上一套电子数据进行管理，财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。电子发票政策下，这种完整性的保障尤为重要。
核心功能大揭秘：合思档案优势尽显
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多源采集：多元汇聚智慧集成
合思档案的多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在电子发票政策下，能够高效地采集各类发票数据，为企业财务管理提供有力支持。 -
智能制档：自动匹配高效整合
智能制档功能实现了电子凭证数据的自动匹配组装。通过规则引擎，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。电子发票政策使得发票数据量大幅增加，智能制档功能能够有效应对这一挑战。 -
档案管理：场景适配灵活管控
档案管理功能具备多场景适配能力，能够满足档案不同阶段的管理要求。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。电子发票政策下，企业对档案管理的规范性和灵活性要求更高，合思档案的这一功能能够很好地满足需求。 -
档案应用：融合检索多元服务
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。在电子发票政策下，企业能够更高效地利用档案数据，提升财务管理水平。
实战见证：合思档案应用案例大放异彩
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案例一：海量单据企业的华丽转身
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。企业能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。电子发票政策下，该企业借助合思档案成功应对了海量发票数据的管理挑战。 -
案例二：集团型企业的合规之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子发票政策对集团型企业的档案合规性提出了更高要求，合思档案帮助该企业顺利达标。 -
案例三：低效管理企业的逆袭
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子发票政策下，该企业通过合思档案提升了档案管理的效率和合规性。 -
案例四：教育集团的智能转型
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子发票政策促使该教育集团加快了档案管理的智能化转型。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
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