发票归档电子化方案：开启企业财务档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理亟需进行信息化的升级。因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业的不同角色都深受档案管理难题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的问题；财务人员需要花费大量时间整理海量档案数据，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后的报销流程繁琐，耗费大量时间。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档的重复性工作和低效的查询调阅，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善和纸质档案损坏等问题，都在浪费企业资源、阻碍内部协作和影响财税管理效率。

面对这些困境，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的发票归档电子化方案，帮助企业摆脱传统档案管理的枷锁。

合思档案：科技赋能的财务档案管理利器

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它能实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等功能模块，并提供大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、税务系统等。

合思档案的便捷调阅功能让企业无需打印纸质档案，混序归集避免了繁琐的组装过程，全流程覆盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，为企业解决了内外交困的档案管理问题，有效节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性。

使命愿景：助力企业数字化转型与档案数据价值挖掘

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它致力于与企业携手，碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合。

在企业推行数字化的过程中，归档、储存环节的纸质文件储存和数据存储线下载体问题一直是痛点。合思档案能够保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终推动企业实现全面数字化。

该方案能显著降本增效，让企业彻底告别传统手工归档，无需打印档案；它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路；让数据“活起来”，真正发挥档案数据的价值，实现企业效益最大化，使前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

模块功能：全方位满足企业档案管理需求

• 多源采集：灵活集成，便捷补录
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：自动关联，高效查询
  会计档案关联规则可视化配置是智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：灵活配置，规范有序
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，还支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：多维查询，便捷追溯
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

功能亮点：创新模式，保障数据安全与完整

• 双模式检测：严格把关，确保合规
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

• 大数据解决方案：深度挖掘，释放价值
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理能力，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，拥有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 实物备查解决方案：创新管理，便捷利用
  通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步，合思档案完成了实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配；集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度；极简管理，低碳环保，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展，全生命周期管理
  生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，同时实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等。

优势凸显：对比传统，尽显高效合规

与传统档案管理方式相比，合思档案的发票归档电子化方案具有显著优势。

合规性强，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，实现归档即合规，支持数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，符合电子凭证会计数据标准化试点工作要求。

自动化程度高，100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在智能制档环节，可减少90%人工匹配工作量。

连接广泛，能够广泛连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，应收尽收。

降本增效显著，为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本、提升90%检索效率，减少装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等，预估节省总体成本30W +/年。

目标用户与应用场景：广泛覆盖，精准服务

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

其应用场景涵盖企业的各个环节。在业务流转环节，支持上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料；在档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架等操作；在档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件；在档案管理环节，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等；在档案利用环节，可实现完整的业务链查询和数据追溯。

成功案例：见证价值，值得信赖

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记公司多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

合思档案的发票归档电子化方案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。企业应抓住数字化转型机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思档案，开启财务档案管理的新篇章！