在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多挑战，如电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题。
传统的纸质档案管理模式更是痛点重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。在查找纸质档案时，往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代化管理的要求。
那么，企业该如何应对这些挑战呢？合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案电子化解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一站式的电子化解决方案。
合思档案：一站式电子化解决方案登场
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保能够广泛连接业务、财务异构系统，实现档案的应收尽收。预归档服务则集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实的基础。基础管理环节涉及档案的存储、检索、借阅、销毁等，确保档案管理的规范化和标准化。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案数据，实现决策的科学化。
合思档案能够实现档案数据的同源和透明流转，便于企业进行监控和分析。通过自动化归档，企业可以告别重复性的工作，让档案的利用变得更加便捷高效。
核心功能亮点：凸显电子化解决方案优势
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开放式采集：应收尽收的档案宝库
在档案采集方面，合思档案具有开放式接口互联·自主采集的特点。它能够广泛连接各种业务、财务异构系统，实现大文件自动切割和数电票自动化解析，确保档案应收尽收。这种开放式的采集方式，打破了不同系统之间的壁垒，为企业构建了一个全面、高效的档案采集体系。 -
智能制档：自动关联的业务链条
档案制档时，合思档案可实现智能关联·自动组装。它能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这种智能制档方式，大大提高了档案制档的效率和准确性。 -
安全管理：权限管控的合规保障
在档案管理上，合思档案实现了精准权限管控·档案目录灵活扩展。它采用水印管理，档号符合国标要求，确保档案数据的安全和合规。通过灵活的权限配置，企业可以根据不同的岗位和职责，对档案进行精细化管理，有效防止档案数据的泄露和滥用。 -
多维利用：一站式预览的便捷体验
档案利用方面，合思档案具有多维检索·一站式预览的优势。它支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，企业可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，大大提高了档案利用的效率和便捷性。
企业收益：电子化解决方案的价值体现
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成本节约：看得见的真金白银
使用合思档案，企业能够在多个方面实现成本节约。以一家年有20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些实实在在的成本节约，为企业带来了显著的经济效益。 -
效率提升：立竿见影的工作变革
多个客户案例显示，企业使用合思档案后，在归档效率、档案整理匹配效率、报销效率等方面都有显著提升。高新兴科技集团归档效率提升90%，海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，杭州西湖城市建设投资集团报销效率提升300%。这些数据充分证明了合思档案能够帮助企业提高工作效率，实现业务的快速发展。 -
合规增强：稳健经营的有力保障
通过合思档案，企业能够满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，实现档案原生存储的安全合规。它支持灵活的账户权限配置，能够高效合规地应对审计等工作。在合规性要求日益严格的今天，合思档案为企业的稳健经营提供了有力的保障。
行业应用：电子化解决方案的广泛适用性
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食品行业：降本增效的新路径
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现了业务流程的优化和降本增效。合思档案帮助该企业建立了高效的档案管理体系，提高了工作效率，降低了运营成本。 -
餐饮行业：自动化管理的典范
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。通过使用合思档案，该企业减少了人力成本，提高了报销效率，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元。这一成功案例为餐饮行业的数字化转型提供了有益的借鉴。 -
家居行业：打破数据孤岛
金牌橱柜家居科技股份有限公司借助合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存和管理。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年。合思档案为家居行业的信息化建设提供了强大的支持。 -
数字阅读和知识服务行业：数字化存储的新突破
帆书通过合思档案实现了全量财务档案的数字化存储，电子&实物档案高度关联。财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。合思档案为数字阅读和知识服务行业的财务管理带来了新的突破。
客户案例：电子化解决方案的成功见证
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云南菜品牌连锁经营：全面无纸化管理
云南菜品牌连锁经营与合思合作，通过合思档案实现了全面无纸化管理。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。 -
中文传媒：数字化审计与转型
中文传媒通过合思档案实现了电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账、自动归档等功能。财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。同时，还实现了数字化审计和转型，为智能财务管理搭建了重要的数据基础。
在电子凭证全流程无纸化成为财务数智化必行之路的今天，合思档案作为一款优秀的电子化解决方案，能够帮助企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动企业实现真正的数字化。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人的选择和信任。
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