合思档案：解锁企业财务档案管理数字化新密码

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的普及，使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面存在诸多痛点。

企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费时间。

同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，电子票据法律法规的贯彻执行对于企业财务档案管理至关重要。

合思档案：精准把脉企业痛点，定制多元解决方案

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，提供了全面且个性化的解决方案。

• 为决策层掌舵：数据驱动，合规领航
  对于CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型的决胜之战。电子票据法律法规的遵循在这一过程中是基础且关键的，合思档案能确保企业在合规的前提下实现高效管理。

• 为财务人减负：流程优化，高效协同
  对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松简单。在处理电子票据时，严格按照电子票据法律法规进行操作，确保每一个环节都合规无误。

• 为审计工作提速：在线协同，高效溯源
  针对外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这一过程严格遵循电子票据法律法规，保障审计工作的合法性和准确性。

合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，确保企业在电子票据法律法规的框架内进行高效管理。

合思档案功能模块：全生命周期管理，精细呵护每一份档案

合思档案的功能模块涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面。

• 智能采集：多元渠道，精准汇聚
  在智能采集方面，外部生态具备规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等功能；内部则有EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等。通过这些功能，合思档案能够从多个渠道精准采集电子票据等档案信息，严格遵循电子票据法律法规进行处理。

• 预归档服务：严谨检测，有序归档
  预归档服务包括自动归档、业务检测、检测台账、动态介质打标、增量归档、归档管理等归档方案。这些方案能够对采集到的档案信息进行严谨检测，确保其符合电子票据法律法规的要求，然后有序进行归档。

• 基础管理与储存：精细管控，安全存储
  基础管理包含档号管理、账套管理、组织权限管理、水印管理、动态API管理、检索方案管理、审批流管理、版式文件管理、采集源管理、申请模板管理、库房管理、任务管理等；档案储存包括原文件管理、元数据管理、对象储存、存储空间管理。在这些管理和储存过程中，严格遵循电子票据法律法规，保障档案的安全性和合规性。

• 档案服务与实物管理：便捷高效，精准定位
  档案服务有身份调查、全文检索、档案借阅、多值批量检索、档案移交、档案鉴定、外部调阅、档案销毁、审批事项、凭证成套导出等；实物管理方案有待到单清单、批量到单、扫码装盒、打印盒内清单、扫码上下架、单据电实匹配、档案盒管理、虚拟库存管理。这些服务和管理方案在电子票据法律法规的框架下，为企业提供了便捷高效的档案使用和管理体验。

合思档案核心亮点：创新驱动，优势显著

合思档案具有诸多核心亮点，在解决企业档案管理问题上展现出独特的优势。

• 便捷调阅：打破空间限制，快速精准定位
  便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在整个调阅过程中，严格遵循电子票据法律法规，保障信息的合法获取和使用。

• 应收尽收：双模检测，确保合规
  应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。严格按照电子票据法律法规进行检测，确保每一份档案都合规有效。

• 大数据解决方案：海量数据，高效处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在处理海量电子票据数据时，严格遵循电子票据法律法规，保障数据的安全和合规。

• 档案扩展解决方案：自定义管理，灵活高效
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。在自定义管理过程中，严格遵循电子票据法律法规，确保企业的个性化需求在合法合规的前提下得到满足。

合思档案价值体现：降本增效，驱动数字化转型

合思档案为企业带来了显著的价值。

• 降本增效：节约成本，提升效率
  合思档案实现了显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%。在处理电子票据等档案时，严格遵循电子票据法律法规，通过合规的管理方式实现成本的降低和效率的提升。

• 连接全链路：补足空白，拉通流程
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在这个过程中，严格遵循电子票据法律法规，保障各个环节的数据合法合规，实现全链路的顺畅连接。

• 激活数据价值：从数据到决策
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。合思档案通过对电子票据等档案数据的有效管理和分析，为企业决策提供有力支持，同时严格遵循电子票据法律法规，保障数据的合法使用。

• 资源重组：提升效益，优化管理
  资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在资源重组和流程优化过程中，严格遵循电子票据法律法规，确保企业的运营活动合法合规。

合思档案典型场景：多业务流程，全方位应用

合思档案在不同的业务流程中都有广泛的应用。

• 报销业务场景：关联匹配，保障合规
  在报销业务场景中，发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，合思档案可进行档案关联规则梳理，将发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，通过规则引擎实现档案证据链组装，并进行完整性检测，保障财务合规。在处理电子票据报销时，严格遵循电子票据法律法规，确保每一笔报销都合法合规。

• 数电票业务场景：全流程闭环，高效管理
  在数电票业务场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。整个流程严格遵循电子票据法律法规，保障数电票的合法使用和管理。

• 实物档案管理场景：智能关联，精准定位
  在实物档案管理场景中，合思档案可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保等服务场景。在管理实物档案时，严格遵循电子票据法律法规，确保纸质和电子档案的关联和管理合法合规。

• 档案调阅场景：多维查询，精细管控
  在档案调阅场景中，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在调阅电子票据等档案时，严格遵循电子票据法律法规，保障信息的合法获取和使用。

合思档案成功案例：实力见证，成效显著

合思档案在不同类型的企业中都取得了显著的应用效果。

• 案例一：高效管理，降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。在整个管理过程中，严格遵循电子票据法律法规，确保企业的财务档案管理合法合规。

• 案例二：标准化落地，绿色环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。严格遵循电子票据法律法规，保障档案管理的合法性和合规性。

• 案例三：数据集成，精细管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在数据处理和管理过程中，严格遵循电子票据法律法规，保障数据的合法合规。

• 案例四：数字化转型，高效便捷
  某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。严格遵循电子票据法律法规，保障教育集团的财务档案管理合法合规。

合思档案市场定位：专业领先，差异化竞争

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。同时，严格遵循电子票据法律法规，保障工具包在合法合规的前提下为企业提供优质服务。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案：引领企业财务档案管理新未来

合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，持续提升自身功能和服务，更好地适应企业不断变化的财务档案管理需求。合思将秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善电子会计档案管理解决方案，为更多企业提供更高效、更合规、更智能的档案管理服务，助力企业在数字化时代取得更大的成功。

如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案，体验其领先的单套制电子会计档案管理平台和全方位的解决方案，让您的企业在数字化转型中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思档案，立即拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多详情，也可通过微信公众号和微信小程序关注我们，开启您的数字化档案管理新体验。