在企业的发展进程中，财务数字化转型与差旅跟踪管理的优化愈发重要。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家颇具实力的企业，也在财务与差旅管理方面面临着诸多挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，犹如一把金钥匙，开启了动力源高效管理的新篇章，尤其是在差旅跟踪管理上成效显著。
动力源困境：差旅跟踪管理迷雾重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，现实却不尽如人意。
一方面，整体流程复杂、系统壁垒高，与预期差距较大。多系统操作体验差，员工在进行差旅申请时，需在各系统间频繁切换提交申请单，这无疑增加了操作的复杂性和难度。财务人员在处理报销数据时，只能进行手工录入，发票验真、查重也需手工操作，大量的基础工作占据了他们大量的时间，使得工作效率低下。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重影响了差旅跟踪管理。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握差旅相关的数据信息，难以对差旅费用进行有效的管控和决策。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅报销涉及事项和发票类型多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅跟踪管理的难度。
合思破局：精准打造差旅跟踪管理方案
合思针对动力源的这些痛点，量身定制了一套全面的解决方案，在差旅跟踪管理方面发挥了重要作用。
– 系统集成：数据互通差旅管理无缝衔接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，在差旅费用与订单关联方面做到了精准跟踪。通过系统集成，打破了数据壁垒，使得差旅相关数据能够在不同系统间流畅流转，为差旅跟踪管理提供了坚实的数据基础。
– 无需报销：差旅消费合规高效
对于动力源的业务人员，合思推出了无需报销模式。业务人员因公差旅消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作简化了差旅报销流程，提高了差旅费用处理的效率，同时也加强了对差旅消费的合规管理。
– 强大连接：打破壁垒加速差旅管理
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在差旅跟踪管理中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。无论是差旅申请的审批，还是差旅费用的统计分析，都能够更加及时、准确地完成。
实施步骤：稳步推进差旅跟踪管理升级
合思与动力源展开财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用，将各系统的数据进行对接和同步。在差旅跟踪管理方面，具体实施步骤如下：
首先，在系统集成阶段，合思团队对动力源现有的系统进行了全面调研和分析，确定了数据对接的关键点和难点。通过技术手段，将HR系统、BPM系统等与合思费控系统进行了深度集成，确保差旅相关数据能够准确、及时地在各系统间流转。
其次，针对无需报销的流程，从业务人员的差旅消费申请开始，到财务的对账、审批、结算等环节，按照设定的规则和流程逐步实施。业务人员在申请差旅时，系统会根据差标自动进行管控，确保消费合规。财务人员在对账和审批过程中，系统自动完成大部分工作，大大提高了工作效率。
最后，在系统连接方面，利用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，确保差旅数据的实时流转和共享。例如，与航空公司、酒店等第三方供应商系统对接，获取更准确的差旅预订信息和费用数据，进一步完善差旅跟踪管理。
显著成果：差旅跟踪管理效能跃升
合思的解决方案为动力源在差旅跟踪管理方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。在差旅报销方面，员工不再需要在多个系统间来回切换，节省了大量时间和精力。会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。在差旅预订时，员工可以通过系统进行多渠道同屏比对，选择最优的差旅方案，因公消费全场景无需垫资，提高了员工的满意度。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。在差旅费用的管控上，系统能够实时监控差旅消费情况，确保费用合规，为企业节约了大量的差旅成本。
动力源评价：携手共拓差旅跟踪管理新未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。在差旅跟踪管理方面，合思的解决方案帮助动力源实现了从繁琐到高效的转变。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化差旅跟踪管理。
诚挚呼吁：免费试用开启差旅跟踪管理新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，已助力众多像动力源这样的企业实现财务数字化转型，在差旅跟踪管理方面也取得了显著成效。众多企业在使用合思的解决方案后，都取得了报销效率提升、成本节约、业财融合等显著成效。
如果您的企业也想在差旅跟踪管理方面实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在就可以免费试用，体验合思为您带来的高效差旅跟踪管理新体验！
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