在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证管理已然成为企业财务工作中亟待攻克的关键难题。2024 年，铁路和民航旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题依旧横亘在企业面前，传统纸质档案管理更是陷入了诸多困境。
纸质档案管理的弊端可谓是一目了然。首先，归档工作犹如一场繁琐的“拉锯战”，财务人员在归档时需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。其次，查找纸质档案就像是在茫茫大海中捞针，受限于时间和空间的双重束缚，查找过程不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。最后，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下，而且还存在不合规的风险，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，根本无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它宛如一把精准的钥匙，为企业解开了电子凭证管理的重重枷锁，成为解决这些行业痛点的不二之选。
合思档案：财务数智化领域的璀璨明珠
合思，作为一家成立于 2014 年的科技公司，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思成功帮助众多企业挖掘出更多的净利润，在行业内树立了良好的口碑。
为了进一步满足企业在电子凭证管理方面的迫切需求，合思精心打造了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》更是具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业提供了宝贵的经验和指导。
核心功能：开启电子档案共享新纪元
合思档案以其卓越的功能蓝图，为企业实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装的高效管理模式，全面涵盖了电子会计档案的全生命周期管理。
– 智能采集
多元技术驱动数据汇聚：在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联和自主采集的强大能力。通过外部生态的 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，实现了数据的多元采集。同时，大文件自动切割和数电票自动化解析的特点，让数据采集更加高效、精准。
– 预归档服务
集成规则确保数据合规：预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，确保了数据的合规性和准确性。通过规则引擎的智能筛选和元数据服务的精准标注，为后续的档案管理奠定了坚实的基础。
– 基础管理
全流程管理保障数据安全：基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，为企业提供了全方位的数据安全保障。先进的存储技术确保了数据的长期保存，高效的检索功能实现了数据的快速查找，严格的借阅和销毁流程保证了数据的安全性和合规性。
– 档案服务
增值服务助力企业决策：档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等增值服务，为企业的决策提供了有力支持。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业可以及时发现问题、总结经验，为未来的发展制定更加科学合理的战略。
显著收益：降本增效，实现企业价值最大化
使用合思档案，企业将获得显著的收益。
– 自动化归档
告别繁琐重复工作：自动化归档功能让企业告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了更加科学的依据。
– 成本节约
真金白银看得见：以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。这些实实在在的成本节约，无疑为企业带来了巨大的经济效益。
– 合规低碳
助力企业可持续发展：合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。它能够解决电子凭证接收、报销、入账、归档难题，实现电子凭证全流程无纸化，优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。
典型场景：全方位满足企业需求
合思档案适用于多种典型场景，为企业的不同业务需求提供了有力支持。
– 财务报销场景
告别繁琐，轻松报销：在企业的财务报销场景中，员工再也不需要打印任何单据，无纸化为业务发展带来了极大的便捷。报销流程变得更加简单、高效，员工再也不用为繁琐的报销手续而烦恼。
– 审计场景
提升效率，合规审计：在审计场景下，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，确保审计工作的高效合规。
– 日常财务管理场景
业财融合，精细运营：在企业日常财务管理场景中，合思档案实现了业财融合，提高了总部和门店的业财融合效率。以合思落地的财务数字化项目为例，成功提高了总部和门店业财融合效率 80%，实现了精细化运营的财务中台，为企业的财务管理带来了全新的变革。
– 档案查阅场景
打破壁垒，一键查询：在档案查阅场景中，合思档案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，支持跨系统调阅、在线借阅等功能。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了电子档案共享的便捷性和高效性。
成功案例：实力见证，榜样引领
众多企业使用合思档案后取得了显著的成效，这些成功案例就是合思档案实力的最好见证。
– 好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
– COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
– 云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元，业财融合达成 80%，财务提效 90%，实现了 100%的合规降本。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。
携手合思档案，开启财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，值得企业信赖。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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