在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，自2014年创立以来，一直致力于为企业单位提供财务数据化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。如今，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了专业的文档电子化解决方案。
企业会计档案管理痛点剖析
在企业的日常运营中，会计档案管理常常面临诸多棘手问题。这些问题犹如隐藏在企业发展道路上的绊脚石，严重影响着企业的运行效率和成本控制。
– 归档繁琐易出错
以好想你为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，这不仅增加了工作的复杂性，还可能导致重要财务信息的缺失。
– 查找困难效率低
纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间。企业员工无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找所需档案，这在很大程度上影响了工作的推进速度。
– 管理成本居高不下
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。像COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
– 合规风险隐患多
纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。如云海肴多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且存在丢失、损毁等风险。金牌橱柜的会计档案散落各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理，这种传统的管理方式不仅效率低下，还增加了合规风险。
合思档案全面解决方案出击
面对企业在会计档案管理中遇到的种种痛点，合思档案凭借其强大的功能，提供了一套全面的文档电子化解决方案。
– 统一存储高效管理
合思档案采用开放式接口互联，实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保档案数据的全面、准确获取。同时，它还能对档案进行统一存储，打破企业内部各系统之间的壁垒，实现数据同源。
– 自动组装精准匹配
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联、自动组装，通过四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
– 数据共享便捷利用
合思档案提供多维检索和一站式预览服务，用户可以根据关键词、时间范围、文件类型等多种条件进行组合检索，快速定位所需档案。无需在不同系统或模块之间切换，即可直接查看多系统凭证相关的数据及影像信息，实现跨系统调阅。此外，它还支持在线借阅和异构系统联查，方便企业员工对档案数据的利用。
– 权限管控安全可靠
合思档案具备精准权限管控功能，能够根据企业的组织架构和业务需求，为不同用户设置不同的访问权限，确保档案数据的安全性。档案目录还可以灵活扩展，可根据企业的发展和业务变化，随时调整和优化档案分类和管理结构。
合思档案核心功能优势凸显
合思档案的核心功能犹如其坚固的基石，支撑着企业会计档案管理的高效运行，为企业提供了优质的文档电子化解决方案。
– 全生命周期管理
合思档案的电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制档、管理到利用的整个过程。智能采集通过外部生态和内部系统的多种技术和接口，确保全面、准确地获取档案数据；预归档服务对数据进行初步处理和整合；基础管理实现对档案的存储、检索、借阅和销毁等操作；档案服务为企业的审计、项目管理和统计分析等提供支持。这种全生命周期的管理模式，让企业的会计档案管理更加规范、高效。
– 多维检索高效精准
多维检索功能是合思档案的一大亮点。用户可以根据自己的需求，通过关键词、时间范围、文件类型等多种条件进行组合检索，快速定位所需档案。这大大提高了查找效率，节省了企业员工的时间和精力。
– 一站式预览便捷实用
提供一站式预览服务，用户无需在不同系统或模块之间切换，即可直接查看多系统凭证相关的数据及影像信息，实现跨系统调阅。这种便捷的预览方式，让企业员工能够更加高效地处理工作，提高工作效率。
– 数据同源透明流转
合思档案实现了档案数据的同源和透明流转，便于企业对档案数据进行监控和分析。档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，确保档案数据的完整性和准确性。
– 精准权限管控安全保障
精准权限管控功能能够根据企业的组织架构和业务需求，为不同用户设置不同的访问权限，确保档案数据的安全性。档案目录灵活扩展，可根据企业的发展和业务变化，随时调整和优化档案分类和管理结构，为企业的会计档案管理提供了可靠的安全保障。
多行业应用案例见证价值
合思档案的实际应用效果在不同行业得到了充分验证，为各行业企业提供了有效的文档电子化解决方案。
– 食品行业——好想你
好想你使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能有效提升了工作效率。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
– 餐饮行业——COMMUNE幻师
COMMUNE幻师应用合思档案后，实现了无纸化管理，上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了50%的人力成本，提高了工作效率。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。同时，通过对档案数据的深度分析，满足了企业的内审需求。
– 餐饮行业——云海肴
云海肴与合思合作，通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。合思档案帮助云海肴解决了大量收款回单和财务凭证的归档难题，有效保存了电子源文件，避免了丢失、损毁等风险。
– 家居行业——金牌橱柜
金牌橱柜使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案解决了金牌橱柜会计档案散落各系统、数据难利用的问题，提高了档案管理的效率和规范性。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案这一优质的文档电子化解决方案。现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启企业会计档案管理的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
