在纸电混合的时代浪潮中，企业在财务档案管理方面正面临着诸多棘手的行业痛点。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下而发愁，大量的纸质档案不仅占用了宝贵的存储空间，而且由于档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程不仅耗费大量时间，还枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在报销环节也备受困扰，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程繁琐耗时，让他们苦不堪言。同时，企业还承受着高显性成本的压力，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求也日益增大。
面对这些难题，合思归档及检索系统应运而生，为企业提供了全面、专业的财务档案管理解决方案。
合思方案：精准破局财务档案管理困境
合思归档及检索系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，能够保障财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障企业财务合规。
核心功能：彰显管理与操作独特优势
合思归档及检索系统具备众多核心功能亮点，在管理和操作上展现出显著优势。
多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割等。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，可减少90%的人工匹配工作量。还能通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，该系统还支持自定义企业专用、个性化版式文件。
档案管理功能实现了多场景适配。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式。
使用收益：多维度提升企业价值
企业使用合思归档及检索系统能够获得多方面的收益。
在成本和效率方面，该系统能够显著降本增效。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，让企业彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
在数据利用方面，合思归档及检索系统让数据“活起来”，真正实现档案数据的利用，挖掘数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，提升企业管理能效。
在合规方面，该系统能够实现企业效益最大化，满足企业合规要求，符合国家政策对于电子会计档案管理的规定，如满足电子会计档案全生命周期管理闭环等要求。
典型场景：多领域展示强大应用能力
合思归档及检索系统在多个典型场景中都有着出色的应用。
在共享调阅场景中，该系统能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。
在数电票场景下，合思归档及检索系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
在实物备查场景中，基于会计档案原文件保管要求，该系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
在大数据场景中，合思归档及检索系统的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
成功案例：用事实证明解决方案有效性
众多企业已经通过使用合思归档及检索系统，解决了财务档案管理难题，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思归档及检索系统解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思归档及检索系统的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。合思归档及检索系统的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的档案管理问题。合思归档及检索系统的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思归档及检索系统服务众多客户，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想解决财务档案管理难题，不妨免费试用合思归档及检索系统，开启企业财务档案管理的新篇章。
