在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如一场风暴，让企业财务档案管理直面新的考验。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储，而且占据大量空间。更糟糕的是，这些档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。
企业在档案管理方面还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案。高隐形成本同样不可忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险更是让企业如临深渊，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。
全面方案：破解档案管理困局
合思档案为企业提供了一套全面的解决方案，犹如一把万能钥匙，能够打开企业档案管理的重重枷锁。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效。
单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，方便企业进行深入分析。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能：彰显专业实用价值
合思档案的核心功能更是亮点纷呈，相较于传统档案管理方式，具有显著的优势。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测 + 业务检测”。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能实现了多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。
实际案例：见证显著应用成效
众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，实现了电子档案共享，取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，将会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，财务人员增效。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件。进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升，存储空间成本和纸张打印成本减少。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一。业务检测方案精细化至元数据层级。跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，成本效益显著提升，预估节省总体成本30W + /年。
某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等多方面的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效包括形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现电子档案共享，推动财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨立即联系我们，免费试用合思档案的优质服务，开启企业电子档案共享新时代。
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