在企业数字化转型的浪潮中，档案管理作为企业运营的关键环节，其重要性日益凸显。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，旗下的合思档案管理平台，无疑是企业档案管理数字化征程中的一颗璀璨明星。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装等实用功能，为企业解决了诸多档案管理难题。
在企业数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧突出。电子会计档案成为实现企业全面数字化的“最后一公里”，而合思档案管理平台正为企业打通这关键的最后一公里。接下来，让我们深入分析当下市场形势，探寻电子会计档案管理的必要性。
数电票扩张下的档案管理新挑战
随着数字化时代的发展，数电票的扩张给企业档案管理带来了全新的市场形势。2025年要完成数电票全覆盖，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设亟待加强。
在收票方面，多个政策肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，支持电子形式归档；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。
纸电混合时代的档案管理痛点
在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理中面临着诸多痛点和成本问题。
企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题。而且档案数据未汇总整理，难以进行分析利用，这对企业的决策和发展产生了一定的阻碍。
财务人员需要处理大量的档案数据，整理工作耗费时间。他们要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。
业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费了大量时间和精力。
企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。
合思档案的全方位解决方案
合思档案针对不同企业角色，提供了整体的解决方案策略。
对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理。
对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能。
多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档模块实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理模块的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。
档案应用模块支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。实现一站式预览，穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，呈现双向联查、相互追溯效果。还提供多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。
合思档案的竞争优势凸显
合思档案相较于其他产品，具有显著的竞争优势。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障。
其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效应对数电票时代企业电子数据爆发式增长的问题。
档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案成功案例展示
合思档案在实际应用中取得了显著的效果，下面为您列举多个成功案例。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，实现了业务和财务数据穿透联查、管理自动化，企业成本降低等。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，存在检索困难、纸质档案管理问题多等痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
合思的优质服务体系
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思的联系方式多样，包括多个地点（北京、上海、杭州等）、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。无论您身处何地，都能方便快捷地与合思取得联系，获取专业的服务和支持。
结语：选择合思档案，开启数字化新征程
合思档案管理平台凭借其全面的功能和优质的服务，能为企业解决内外交困的档案管理问题。实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子发票管理系统，无疑是企业的理想之选。如果您想体验合思档案管理平台的强大功能，不妨现在就申请免费试用，开启企业档案管理数字化的全新篇章。
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