合思会计档案管理系统：引领企业财务档案数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“会计档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存和上交耗费大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

合思方案：破解档案管理难题

面对企业在财务档案管理方面的重重困境，合思档案推出了领先的解决方案。合思会计档案管理系统提供单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案为企业带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，企业只需在线上管理一套电子数据，就能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能概览：全面专业的管理体系

合思会计档案管理系统具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集功能可通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等方式采集数据；预归档服务拥有自动归档、业务检测等功能；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业灵活采集数据。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射功能让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件。

核心亮点：彰显独特优势

合思会计档案管理系统具有诸多核心亮点。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间限制，企业人员可以在线自由调阅档案。系统预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思会计档案管理系统的一大特色。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。系统深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。

企业价值：降本增效合规运营

合思会计档案管理系统能为企业带来显著的价值。在降本增效方面，企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本，75%整理成本，提升90%检索效率，更有效地“收紧钱袋子”。

该系统成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

在合规管理方面，合思会计档案管理系统助力企业满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，符合国家政策对电子会计档案法律效力、全生命周期管理等方面的规定。

典型场景：满足多元需求

合思会计档案管理系统适用于多种典型场景。财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式，高效查阅档案，提高工作效率，告别重复低价值工作。业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便获取所需档案信息，提升业务处理效率。审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析，为企业决策提供支持。

成功案例：实力见证成效

众多企业采用合思会计档案管理系统后取得了显著成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思会计档案管理系统解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，如凭证总量14W +，单据总量50W +，数据加载30s，关联匹配15min等。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思会计档案管理系统单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思会计档案管理系统单套制管理方案后，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思会计档案管理系统提供数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，帮助企业形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：差异化优势凸显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思会计档案管理系统拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。该系统提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力。在多个客户案例中，合思会计档案管理系统取得了显著成效，得到了客户的高度认可，如徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户对其管理效率提升、无纸化落地、查阅便捷等方面给予肯定。

合思会计档案管理系统能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思会计档案管理系统将不断发挥其优势，助力更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化、合规化。如果您想深入了解合思会计档案管理系统，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序，还能免费试用，开启高效档案管理之旅。