在当今数字化飞速发展的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。这也意味着，电子凭证接收、报销、入账以及归档这最后一公里的难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思敏锐地捕捉到了这一发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的信息共享平台。
传统会计档案管理痛点剖析
在传统的会计档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为繁琐，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业现代化管理的要求。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印和存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案的困扰，打印成本和存储成本高，档案资料查找困难。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。在整理环节，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架；保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节则需要独立的档案室来存放纸质档案；管理利用主要以纸质档案为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。这些问题都反映出传统会计档案管理模式已经难以适应企业发展的需求，企业急需一个高效的信息共享平台来解决这些难题。
合思档案整体解决方案策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。以政策为导向，合思档案聚焦财务档案，助力企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，推出了全新的“单套制”解决方案，深耕企业“单套制”落地的最佳实践。电子凭证中心上线后，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，为企业打造了一个高效的信息共享平台，让企业的财务流程更加顺畅。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图极具特色。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在采集环节，采用开放式接口互联，实现自主采集。大文件能够自动切割，数电票可实现自动化解析。智能采集借助外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，确保档案信息的准确采集。
制档环节，实现了智能关联、自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。预归档服务具备集成服务、规则引擎、元数据服务等功能。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等方面，档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等。核算系统包括财务系统、资金系统等，应用层可辅助审计、提供证据方案库等。合思档案的这些核心模块构建了一个完善的信息共享平台，为企业的财务档案管理提供了有力支持。
合思档案竞争优势突显
相较于其他产品，合思档案具有显著的竞争优势。
首先，自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过对接标准工具包，合思档案实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储；通过四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规。它满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，能够高效管理企业财务档案，提升企业的财务档案管理能力，实现财务档案的数字化。
以一家年有20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本为675元，年节约档案室成本为14,235元，年节约人力成本为24,000元，年总节约成本高达338,910元。这些数据充分证明了合思档案在成本节约方面的显著优势，为企业打造了一个极具价值的信息共享平台。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上，档案合规性达到100%。这些成功案例充分展示了合思档案作为信息共享平台的强大实力，为企业的发展提供了有力保障。
合思服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，其完善的服务体系为企业使用合思档案这一信息共享平台提供了坚实的保障。
在电子凭证全流程无纸化时代，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，具有极其重要的意义。众多企业使用合思档案后实现了降本增效，在不同方面节省了成本、提高了效率。同时，合思档案能帮助企业实现合规经营，保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。此外，它还推动企业实现低碳运营，减少了纸张使用和存储空间占用。
