在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，积极助力企业实现财务数字化转型，帮助企业挖掘更多净利润，其中在文件管理效率提升方面更是有着显著成效。
经典零食品牌的财务困局
有这样一个国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链极为复杂。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，使得整个财务管理工作变得繁杂且低效。在文件管理方面，众多的业务文件和财务数据分散在不同系统，查找和整理十分困难，严重影响了文件管理效率提升。
该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性，却面临着核算精细化管理的高要求。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，再进行人工记账。这不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。大量的文件需要手动处理，出错概率增加，进一步阻碍了文件管理效率提升。
在事前事中管控方面，该品牌存在严重的不连贯问题。差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。而在这个过程中，相关的差旅文件管理混乱，无法及时准确地提供数据支持，使得文件管理效率提升成为奢望。
另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案极易出错，造成了高额人力物力的浪费。档案管理的混乱无序，使得文件管理效率提升成为企业亟待解决的问题。
合思定制化解决方案破局
针对该国民经典零食品牌面临的诸多财务管理难题，合思为其量身打造了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，有效推动了文件管理效率提升。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可选择TMC订购，并且会有对应的对账单。这一方式使得消费记录清晰明确，相关文件自动生成，方便后续管理，极大地提升了文件管理效率提升。
在财务核算和记账方面，合思提供了对账结算中心。线上可以实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式，让财务数据的处理更加高效，减少了人为错误，同时也有利于文件的规范管理，促进了文件管理效率提升。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。具备便捷申请功能，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；还有同屏比价功能，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这些功能使得档案管理更加智能化、规范化，大大提升了文件管理效率提升。
显著成果见证方案有效性
该国民经典零食品牌在使用合思的解决方案后，取得了显著的成果，文件管理效率提升效果十分明显。
在费用节约方面，年度节约了200万 + 差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升60%。这不仅降低了成本，还使得财务文件的处理更加高效，有力地推动了文件管理效率提升。
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过合思的解决方案，各个业务环节与财务环节的数据实现了无缝对接，相关文件能够及时准确地传递和处理，进一步提升了文件管理效率提升。
在数据采集与校验方面，合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得文件的准确性和完整性得到了有效保障，为文件管理效率提升提供了坚实的基础。
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本。线上借阅流程的标准化，使得文件的借阅更加便捷高效，减少了文件查找和借阅的时间成本，有力地促进了文件管理效率提升。
合思引领财务数字化转型未来
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态。随着数字货币和数电票的应用推广，合思能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，在文件管理效率提升方面持续发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发和服务团队，能够为企业提供全方位的支持，确保企业在财务数字化转型过程中实现文件管理效率提升。
合思拥有丰富的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等，还具备AI辅助决策、移动端应用等特色功能，能为企业提供全方位的财务数智化服务，进一步提升文件管理效率提升。
合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供服务保障。如果你也想实现财务数字化转型，提升企业管理效率，尤其是在文件管理效率提升方面取得突破，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，开启你的免费试用数字化之旅。
