在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理站在了变革的风口浪尖。数电票以XML格式存档的要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规定，使得传统档案管理方式难以为继。同时，纸电混合时代的到来，也让企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间，而且数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于手动匹配、核对大量档案数据的繁琐工作中，枯燥且低效。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐、耗时费力的问题。传统档案管理不仅存在着如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还存在着手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用等隐形成本，更有着电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力易导致纸质档案损坏等合规风险。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以实现企业全面数字化。
面对这些问题，合思档案作为一款强大的数字化合规工具应运而生。它为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案，帮助企业摆脱传统档案管理的困境，实现数字化转型。
合思档案：一站式解决方案开启档案管理新时代
合思档案作为一款专业的数字化合规工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者和决策者的智囊团。它能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策数智化，推动企业降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务而言，合思档案是他们工作的好帮手。它能够提高工作效率，让财务人员告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能：智能科技赋能档案管理
作为一款先进的数字化合规工具，合思档案拥有一系列强大的核心功能，从智能采集到制档，再到管理和应用，全方位满足企业档案管理的需求。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API快速集成，预制系统连接器能够轻松获取业财系统的会计资料。手动采集则支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集档案数据。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，实现不同系统、类别核心会计凭证的自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，字段映射功能让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。
在档案管理上，合思档案具备完善的权限管理功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限。档案目录灵活扩展，支持自定义分类、字段维护和新增创建。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
合思档案的独特优势在于采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。四性检测满足国家档案局相关要求，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置。
合思档案应用案例：成功实践见证卓越价值
合思档案作为一款优秀的数字化合规工具，在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的管理成效和价值。
在年单据量达2.6亿的企业案例中，该企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，充分展示了合思档案的强大功能。
对于共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题一直困扰着企业。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。这使得整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
在多系统数据互联的企业案例中，企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案统一储存，打破了数据孤岛；业务检测方案确保了业务证据链完整；跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
针对中国最大的K12民办教育集团之一，该企业在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理为试点打下了基础，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的数字化合规工具，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话咨询，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息。企业还可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取合思档案的相关资讯和服务，与合思团队进一步沟通交流。
