在数字化浪潮席卷的当下，费用管理数字化已成为企业提升运营效率、降低成本的关键。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临前所未有的新挑战，信息化建设成为亟待“恶补”的功课。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业在传统档案管理中遭遇诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地；同时，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则面临档案数据量大的难题，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；高合规风险则是指电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面的费用管理数字化。
合思档案正是在这样的背景下应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。
多元角色专属方案 满足多样档案需求
合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，满足企业在费用管理数字化下不同场景的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在费用管理数字化的趋势下，它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对财务档案数据的深入分析，为企业战略决策提供有力支持，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值工作。它使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。在费用管理数字化的过程中，财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在费用管理数字化的环境下，大大提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。在费用管理数字化的推动下，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。
核心功能优势凸显 展现专业创新实力
合思档案在电子会计档案管理方面具有强大的核心功能和显著优势，彰显了其在费用管理数字化领域的专业性和创新性。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等多种方式采集数据。它支持多格式文件，还提供手动采集和自主补录方式。例如，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板能实现结构化数据批量导入。在费用管理数字化过程中，确保各类数据能够准确、高效地采集到系统中。
智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在费用管理数字化的要求下，还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询分析。同时，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理具备完善的权限管理功能。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。在费用管理数字化进程中，保障档案数据的安全和合规使用。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合。多维检索支持按凭证维度、业务维度等自定义查询，一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控。在费用管理数字化的大环境下，为企业提供了便捷、高效的档案应用体验。
丰富案例见证价值 助力企业高效转型
合思档案在不同企业的应用场景中展现了卓越的实际应用效果和价值，有力地推动了企业的费用管理数字化转型。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了显著成效。在费用管理数字化方面，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。具体表现为业务+财务数据穿透联查、管理自动化程度大幅提高，企业成本降低等，还给出了具体的数据指标，充分证明了合思档案在大规模单据管理中的强大能力。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地。在费用管理数字化的推动下，力保电子会计档案合规，低碳环保，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，为集团型企业的档案管理提供了高效的解决方案。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在费用管理数字化的进程中，大幅节省了成本，提高了合规性，为企业解决了档案管理的难题。
某民办教育集团存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构。在费用管理数字化的趋势下，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，为教育行业的档案管理提供了创新的解决方案。
在当前经济环境下，费用管理数字化已成为企业发展的必然趋势。合思档案凭借其领先的技术、完善的功能和丰富的应用案例，能够为企业提供专业、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。众多知名企业如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团等都选择了合思档案，见证了其卓越的价值和效果。
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