在企业的运营管理中，跨部门费用报销常常是一个令人头疼的问题。北京动力源科技股份有限公司就是一个典型的例子。动力源成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家实力雄厚的企业，在跨部门费用报销等财务流程方面却面临着诸多挑战。而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功为动力源提供了财务数字化解决方案，帮助企业解决痛点并取得了显著成效。
动力源：跨部门费用报销困境凸显
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得跨部门费用报销成为了一项艰巨的任务。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。多系统操作让员工和财务人员苦不堪言，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得跨部门费用报销效率低下。
此外，系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，这在跨部门费用报销的管理上表现得尤为明显。
合思：量身定制跨部门费用报销解决方案
针对动力源的这些痛点，合思为其提供了一系列行之有效的解决方案。
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系统集成：打破数据壁垒
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，这样一来，在跨部门费用报销时，人员信息的准确性和实时性得到了保障。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅方便了财务人员对费用的管理，也为跨部门费用报销提供了更准确的数据支持。 -
无需报销：提升员工体验
合思推出的无需报销模式，为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，让跨部门费用报销流程变得更加简洁高效，减少了人为错误和繁琐的手工操作。 -
强大连接：加速数据流转
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这对于跨部门费用报销来说，意味着审批流程更加顺畅，数据共享更加及时，大大提高了报销的效率和准确性。
方案实施：步步为营攻克难题
合思与动力源展开财务数字化合作后，按照计划有条不紊地推进解决方案的实施。
在系统集成上，严格按计划将HR系统和BPM系统的数据与合思费控同步，确保数据的准确和及时更新。这是跨部门费用报销流程优化的基础，只有数据准确无误，后续的操作才能顺利进行。
在无需报销流程中，规范业务人员消费流程，设置好申请单和差标管控规则。通过明确的规则和流程，让业务人员在消费时更加清晰明了，也便于财务人员进行管理和监督。同时，实现财务对账、结算单创建等自动化操作，减少了人工干预，提高了工作效率。
利用开放接口和自定义流程引擎技术，逐步对接第三方系统，实现业务数据跨系统同步。这一过程需要不断地调试和优化，确保各个系统之间的兼容性和数据的一致性。通过逐步推进，合思成功解决了动力源跨部门费用报销中系统割裂、数据分散的问题。
成果显著：跨部门费用报销全面革新
经过合思的努力，动力源在跨部门费用报销方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，减少了资金压力，也提高了员工的工作积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，可以将更多的精力放在更有价值的工作上，如财务分析和决策支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在跨部门费用报销过程中更加轻松便捷。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，使得财务工作更加高效和准确。
动力源反馈：携手共创美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待。
在当前经济环境下，企业降本增效、合规经营和低碳运营的需求日益迫切。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着跨部门费用报销等财务难题，不妨选择合思的财务数字化解决方案，现在可以免费试用，开启财务数字化转型之旅，共同实现企业的可持续发展。
