在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理却犹如一座大山，给企业带来了诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，财务人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，不仅要耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业的电子归档系统解决方案。
电子归档系统：合思档案全面解决方案
合思敏锐地捕捉到行业发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一电子归档系统基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案的电子归档系统具有强大的功能。它通过开放式接口互联自主采集档案数据，对于大文件能够自动切割，对数电票实现自动化解析。在数据处理方面，它可以进行智能关联、自动组装，还能进行四性检测、业务检测以及自定义版式文件。在权限管理上，实现了精准权限管控，档案目录可灵活扩展，同时具备水印管理功能，档号也完全符合国标要求。在档案查询和利用方面，支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、进行异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，真正实现了全流程的合规化、自动化、数字化。
合思档案以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业的电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2024年电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。使用这一电子归档系统，企业可以通过自动归档告别重复性工作，实现档案利用的便捷高效，档案数据同源且透明流转，便于监控和分析。
核心优势突显：合思档案电子归档系统功能剖析
合思档案的电子归档系统具有诸多核心功能与优势，能够为企业带来显著的价值提升。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的优势，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，它可以通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等进行数据采集。预归档服务集成了多种服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节。档案服务则可辅助审计、项目管理、统计分析等。
其业务层涵盖范围广泛，包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，以及核算系统的财务系统、资金系统等。应用层可辅助审计、提供证据方案库、进行审计抽凭等。
合思档案的电子归档系统能对接各类异构系统，生成式接口可自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统，开发成本低。凭证数据可自动匹配组装，业务检测能保障证据链完整，档案关联规则可可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证可自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，自动制档释放了财务人员的精力。
此外，该电子归档系统可打破传统档案管理需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现档案全场景数字化利用。
实际成效显著：合思档案电子归档系统应用案例
合思档案的电子归档系统在多个行业都有成功的应用案例，为企业带来了实实在在的效益。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案的电子归档系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线合思档案电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案的电子归档系统统一存储，打破了数据孤岛，整合了四证。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透。数据共享，可一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估每年节省总体成本30万 +，档案合规性达到100%。
数字阅读行业的帆书使用合思档案的电子归档系统进行全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到仅需1名实习生。
在当前经济环境下，企业对于降本增效的需求愈发迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
未来财务用合思，让有限更有效。选择合思档案的电子归档系统，能够推动企业电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您想进一步了解合思档案电子归档系统的更多案例和功能，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，访问网址：www.hosecloud.com，扫描二维码即可了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案电子归档系统，开启企业财务数智化转型之旅。
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