合思档案：引领档案管理优化，开启财务数智化新时代

在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思还精心挑选各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的档案管理优化提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势：电子凭证改革下的财务数字化新需求

我国电子凭证改革正如火如荼地进行，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题的逐步解决，电子凭证数字化转型将进一步加速。

会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。在当前经济环境下，企业面临着传统报销模式下会计凭证管理的诸多难题，如查找慢、成本高、不合规等。因此，企业急需一套高效的财务数字化解决方案，以实现档案管理优化。

电子凭证全流程无纸化对于企业来说，是优化管理流程、降低运行成本和资源消耗、实现数字化和绿色化协同转型的关键一步。它能让企业在激烈的市场竞争中占据更有利的位置，提升自身的核心竞争力。

痛点分析：传统档案管理的困境与挑战

在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面存在归档难的问题。财务人员在归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，不符合管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，效率低下，门店报销周期长达2个月。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规难度大。

云南菜品牌连锁经营同样深受传统档案管理之苦。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。而且，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的各个环节也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。在存储环节，需要独立的档案室来存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

合思档案为解决企业在档案管理方面的痛点，提供了一套全面的解决方案。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，提供从采集、制档、管理到利用的全生命周期管理。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供全方位的财务数智化服务。通过统一存储、业务证据链完整、数据共享等方式，打破数据孤岛，实现业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现便捷高效的一站式查阅，从而实现档案管理优化。

核心模块：合思档案的强大功能

合思档案具有多个强大的功能模块，能够满足企业在档案管理方面的各种需求。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
智能采集模块利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集，确保数据的准确和高效。
预归档服务模块集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的有序性和可追溯性，为后续的管理和利用提供坚实的基础。
基础管理模块涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现精准权限管控和档案目录灵活扩展，保障档案管理的安全和规范。

竞争优势：合思档案脱颖而出的秘诀

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发和资金支持能力。这使得合思档案在技术上始终保持领先，能够不断创新和优化产品，满足企业日益增长的档案管理优化需求。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、专业的服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到快速解决。
合思档案具有开放式接口互联，可自主采集档案数据，大文件自动切割、数电票自动化解析，低开发成本，能对接各类异构系统。这使得合思档案具有很强的兼容性和扩展性，能够适应不同企业的业务需求。
自动制档功能可释放财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这种智能化的处理方式大大提高了档案管理的效率和准确性。

成功案例：合思档案的实际效果见证

合思档案在实际应用中取得了显著的成效，以下是几个不同行业的成功案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。通过合思档案的应用，该企业实现了档案管理的高效化和精细化，提升了整体运营效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了员工的工作效率和满意度。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。合思档案帮助该企业实现了档案管理的数字化转型，提升了企业的管理水平和竞争力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。通过合思档案的应用，该企业解决了传统档案管理中的诸多难题，实现了档案管理的优化和升级。

服务体系：合思为客户提供的坚实保障

合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保客户在不同地区都能享受到优质服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从客户需求出发，提供定制化的解决方案和全方位的技术支持。为客户提供持续的系统升级和优化服务，确保合思档案始终保持领先的技术水平和功能优势。这种完善的服务体系为企业的档案管理优化提供了坚实的保障。

结尾：合思档案的价值与未来展望

合思档案在档案管理优化方面具有重要的价值和意义。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的作用。通过推动我国电子凭证数字化转型，合思档案打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供优质的财务数智化服务。随着电子凭证改革的不断深入，合思档案将在更多行业得到广泛应用，助力企业实现更高质量的发展。凭借其强大的功能、显著的效果和完善的服务体系，合思档案必将成为企业财务数智化转型的首选解决方案。

如果您也想体验合思档案带来的档案管理优化，不妨点击免费试用，开启财务数智化之旅！