档案管理优化：合思助力企业电子凭证数字化转型

在国家大力推动数字化发展的浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局在多地率先开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），旨在推动电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程标准化、无纸化处理，实现会计工作数字化转型。习近平总书记在党的二十大报告中强调：加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。电子凭证无纸化不仅有利于优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益双赢。因此，企业顺应这一趋势进行财务数字化转型，尤其是档案管理优化，具有紧迫性和重要性。

政策市场双驱动，转型形势正当时

电子凭证会计数据标准试点工作不断推进，财政部于 2023 年 4 月和 2024 年 1 月陆续下发通知，进一步扩大试点范围，并要求试点单位在 2024 年 6 月前实现试点电子凭证的常态化处理和运行。从市场发展趋势来看，合思财务收支管理平台数据显示，2021 – 2023 年期间，电子发票占比从 56.36%跃升到 68.82%，其中数电票占比从 0 跃升到 20%，发票电子化上涨趋势明显，数电票呈现快速上升趋势。中共中央办公厅和国务院办公厅于 2021 年发布《关于进一步深化税收征管改革的意见》，提出到 2025 年基本实现发票领域的全面电子化。这一系列政策和市场动态表明，企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型时间紧迫，需要提前做好应对，以适应国家政策推进步伐，实现档案管理优化。

转型痛点待攻克，企业前行遇阻碍

在电子凭证数字化转型过程中，企业面临着诸多痛点问题。首先，电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化误区。例如，部分企业将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账，或者需要手工查验其合法真实，这些做法不仅影响数据安全，还阻碍了数字化转型成效和档案管理优化。其次，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足。部分企业尚未意识到转型的紧迫性，仍有 34.2%受访者在使用不符合要求的 JPG 格式的发票。再者，当前处于纸电凭证混合时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。且 30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这带来了较大的审计和税务风险。最后，电子凭证数字化转型具有多样性和复杂性。67.35%的受访者认为缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发，65.99%的受访者认为涉及多个政府部门难以协同，这都给档案管理优化带来了挑战。

合思方案来助力，全面服务解难题

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，以实现档案管理优化。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供有力的支持。

核心模块显威力，功能强大有保障

合思的解决方案包含多个核心模块，为企业的电子凭证数字化转型和档案管理优化提供了有力保障。差旅申请功能方面，员工可在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据，还支持商旅线上订购，包括机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。发票采集功能可自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。审核对账系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。档案归档功能可将所有相关文档资料妥善保存，便于日后查询和分析。该功能还提供强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，有效实现档案管理优化。自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量。同时还有总额受控功能，设定预算上限，防止超支情况发生。

竞争优势突出，合思引领行业

与市场上其他同类产品相比，合思具有显著的竞争优势。合思具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。而部分企业的自研系统存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，满足不同企业的多样化需求。此外，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等，让客户在使用过程中遇到问题能得到及时有效的帮助解答。合思具有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，能够更好地助力企业实现档案管理优化。

成功案例见证，实际效果显著

众多企业通过与合思合作，实现了电子凭证数字化转型和档案管理优化，取得了显著的实际效果。某国民经典零食品牌应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。某企业与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，财务人员人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效。某知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，增效方面提升了档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率；降本方面减少了差旅超标和纸张浪费等成本；合规方面保障了企业费用合规和财务档案原生性存储。某世界 500 强旗下教育服务品牌使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。

服务体系完善，全程贴心陪伴

合思拥有完善的服务体系，为企业提供售前、售中、售后的全方位服务，助力企业实现档案管理优化。售前，合思为新客户提供为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让客户提前了解产品功能和使用体验。售中，合思提供透明的收费标准和政策说明，所有费用明细都清晰可见，让企业在使用过程中没有任何顾虑。同时，根据企业规模和使用场景的不同，合思提供不同的套餐选择和价格方案。售后，合思有专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障，包括全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等，确保客户在使用过程中遇到问题能得到及时解决。此外，合思持续更新升级产品，保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能，以更好地满足客户需求。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，企业应顺应国家政策趋势，加快电子凭证报销、入账和归档的数字化转型，尤其注重档案管理优化。合思通过敏捷的财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供全方位财务数智化服务，帮助企业解决电子凭证数字化转型中的痛点问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思具有强大的功能、优质的服务和良好的口碑，已经帮助众多企业成功实现财务数字化转型，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。企业可以通过合思提供的多种联系方式（如电话 400 – 105 – 6505、网站 www.hosecloud.com 等）获取更多信息，积极拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。现在就可以免费试用合思的产品，开启档案管理优化和财务数字化转型之旅。