在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又常常面临诸多困境的工作。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。
在纸电混合时代，企业的不同角色都被档案管理问题所困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的成本来打印、存储，还占据了宝贵的办公空间。而对于财务人员来说，档案数据量大、整理耗费时间，手动匹配核对工作枯燥繁复，这些问题严重影响了工作效率。业务人员则在报销纸质票据时，面临着流程繁琐、耗费时间的苦恼。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。同时，纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策的支持为企业财务档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理优化提供了及时而重要的解决方案。
合思档案：科技赋能的档案管理利器
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业解决内外交困的档案管理问题。
合思档案具有显著的优势。它可以为企业节约大量成本，其中纸张成本可节约70%，整理成本能节约75%，同时还能将检索效率提升90%，并确保100%的管理合规性。其业务流转涵盖了财务入账、档案采集、制档、管理、利用等多个环节，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在单套制解决方案中，实物流转包括业务流转、档案采集、制档、管理、财务入账等环节，而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，档案数据可穿透查询，纸质原文件混序归档，会计档案不打印且数据完整、真实、合规。
核心功能：解锁档案管理优化新密码
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多源采集：灵活集成，全面覆盖
合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。 -
智能制档：高效关联，精准匹配
智能制档是合思档案的一大核心功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能及手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件：创新存储，个性定制
合思档案的专用格式版式文件功能独具特色。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。 -
“四性检测+业务检测”双模式检测方案：严格把关，保障合规
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
优势凸显：对比传统，独树一帜
与传统档案管理方式相比，合思档案在多个方面具有显著优势，为企业的档案管理优化带来了质的飞跃。
在成本方面，合思档案优势显著。它可大幅节约纸张成本、整理成本，减少存储空间需求，降低打印成本和空间成本。例如，某企业使用合思档案后，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）降至22835元/年。
效率上，合思档案能极大提升检索效率，实现海量数据秒级查询。如百亿级单据量匹配关联可快速完成。同时，它减少了人工操作，自动匹配组装档案，减少了财务人员在低价值整理、匹配工作上的时间投入，提高了工作效率。
合规性是企业档案管理的重要要求。合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，实现归档即合规，保障财务档案管理合法合规。某集团型企业使用合思档案后，力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性。
在数据利用方面，合思档案能让数据“活起来”。它实现了数据共享，一站式查阅业务全貌，呈现聚合化、结构化、业务化的档案数据结构树，方便企业挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供支持。
成功案例：见证档案管理优化实效
不同类型的企业在应用合思档案后，都取得了显著的实际应用效果。
有一家年单据量达2.6亿的企业，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配用时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂、标准不统一、回单整理费时、实物档案异地管理难。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，统一储存档案数据，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用方面存在问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
未来展望：引领档案管理优化新潮流
合思档案帮助企业解决了“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思档案凭借其广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不断变化的需求，为企业提供长期稳定的服务，推动企业财务档案管理不断优化升级。
随着企业数字化转型的不断深入，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供优质的财务档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的发展。如果您也想体验合思档案带来的档案管理优化效果，不妨免费试用一下，开启企业档案管理的新篇章。
