在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势在给企业带来便利的同时，也让企业财务档案管理直面新挑战。
数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地，且档案数据难以分析利用的问题；财务人员被档案数据量大、整理耗费时间，需手动逐一匹配核对的困扰所束缚；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。
传统纸质档案管理存在诸多弊端。一方面，显性成本居高不下，如纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间；另一方面，隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙。更重要的是，它还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。但目前企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，迫切需要电子档案管理系统来实现全面数字化。
合思档案应运而生，旨在解决这些行业痛点，为企业提供专业的财务档案管理解决方案，有效提升档案检索效率。
整体方案：多元定制满足多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，极大提升档案检索效率。
单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，从源头上为提升档案检索效率奠定基础。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步提升档案检索效率。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，也为档案检索提供了更清晰的脉络，提升档案检索效率。
核心功能：智能优势提升管理效能
合思档案在智能采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面具备强大的核心功能，这些功能相互协作，显著提升档案检索效率。
智能采集支持多源采集。接口互联可自主采集，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集也十分便捷，可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。多样化的采集方式确保了数据的全面性和准确性，为提升档案检索效率提供了丰富的数据基础。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有效提升档案检索效率。
档案管理具备权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。合理的权限管理和灵活的目录扩展，使得档案管理更加有序，有利于提升档案检索效率。
档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。这些功能让档案检索更加高效、精准，大大提升档案检索效率。
成功案例：实际成效见证方案价值
众多不同类型的企业已经选择了合思档案，通过实际应用，切实感受到了其提升档案检索效率等方面的价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低的同时，档案检索效率也得到了显著提升。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，档案检索效率也大幅提高。
某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，档案检索效率得到质的飞跃。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理上也面临诸多难题。采集环节业务系统多数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散无法智能搜索。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案检索效率也随之提升。
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，他们对合思档案的效果给予了高度评价。
如果您的企业也想解决财务档案管理难题，提升档案检索效率，实现数字化转型，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，扫描微信公众号和微信小程序二维码，进一步了解合思档案，还能免费试用，开启财务档案管理数字化之旅。
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