在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数字化进程中不可或缺的关键环节。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市全面落地。紧接着，2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化的优势显著，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用仍然面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等问题，如同重重数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，助力企业解决在电子凭证数字化转型过程中遇到的财务难题。接下来，让我们通过一个实际案例，深入了解合思是如何发挥作用的。
经典零食巨头的财务困局
有这样一家国民经典零食品牌企业，它畅销 30 余年，深受消费者喜爱。企业年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，不仅繁杂，而且效率低下。
在差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。这就导致财务人员需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。
此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，使得差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这无疑给企业的财务管理带来了巨大压力。
在会计档案管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这样的背景下，该企业急需一套高效的解决方案来改善财务状况。
合思打造无需报销解决方案
面对该企业的诸多财务难题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，有两种订购方式可供选择。既可以通过合思商城订购，也可以通过 TMC 订购。合思商城和 TMC 会分别提供对账单，为后续的财务核算提供清晰的依据。
在财务核算、记账环节，合思设置了对账结算中心。如果选择线上统一开票，系统可实现自动拆分结算和自动记账，大大提高了财务工作的效率；若选择线下统一开票，则进行线下结算和手工记账。
在档案管理环节，合思实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。合思的解决方案具有众多优势，它实现了便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地简化了报销流程。同时，还具备同屏比价功能，统一发票标准，自动拆分对账，实现记账去人工化。在多源采集方面，能够智能制档，实现实物档案混序归档，档案借阅全线上化管理。
经典零食企业的转型成效
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用控制方面，年度节约了 200 万+。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员的入账效率提升了 60%。
在业财连接方面，实现了有机结合，电子会计档案全流程达到了合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，打通了 12 个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
在管理模式上，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化的装订流程，大幅降低了成本。通过合思的解决方案，该企业成功解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
合思方案优势与未来展望
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案具有诸多显著优势和价值。它能够帮助企业解决财务痛点，统一发票标准，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，企业对财务数字化转型的需求日益迫切。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，报销数字化转型已是必然趋势，数电票将推动企业迈向高级无需报销级别。合思财务收支管理平台具有多种强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，还具备安全隐私保护、定制化服务、持续更新升级等优势。
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