合思电子归档系统：破解企业费控及差旅管理难题

在当前经济环境下，企业的降本增效压力与日俱增。疫情退潮后，2023年1 – 7月差旅消费总体金额同比上升220.11%，但消费总量仍未达到疫情前2019年的高点，同时商务消费价格和成本上升，企业普遍在业务拓展和成本控制面前纠结。

近期对全国不同规模企业的调研显示，费用管控场景中企业痛点最大的是效率问题。其中，「发票、单据太多，人工处理太耗时」反馈占比最高，达32.49%；「缺少自动控制系统，人工校验效率低」反馈占比22.02%，两者合计达54.51%。在费用分析层面，企业普遍面临着数据整合难、口径不统一、缺乏有效工具等痛点。有35.49%的企业反馈「跨系统的数据整合比较难」，23.89%的企业反馈「EXCEL为主，缺点较多」，另有23.21%的企业反馈「数据来源太多，口径不好统一」。从各业务场景的订单超标数据看，2023年1 – 7月随着订单量的暴增，超标的机票、酒店订单同比均有大幅增长，增幅分别达到265.72%和212.41%，环比增幅则达到128.46%和108.24%，企业在超标管控层面的压力极大。

面对这些行业痛点，合思的解决方案应运而生，其电子归档系统更是其中的关键一环，为企业提供了全方位的财务数智化服务。

合思综合方案：数智化破局之道

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，依托敏捷的财务收支管理平台，以广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案为支撑，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思为企业提供的综合解决方案，涵盖了预算管控、消费标准自动控制、聚合消费平台、费控系统、电子归档系统、智能数据分析平台等。这些系统相互协作，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。合思平台具备强大的数据分析能力，基于近万家来自不同行业、性质、规模的企业调研以及合思平台数据，能为企业揭示更真实的费控及差旅管理答案，辅助企业决策。此外，合思与未来财务人研究院合作发布《2023费控及差旅趋势分析报告》，深入分析行业趋势，为企业提供前瞻性的解决方案指引。

核心功能亮点：精细管控新体验

• 预算管控：精准把控资金流向
  2023年7月，合思平台数据统计发现，有42.75%的企业对商务消费事前申请单进行了预算管控，26.63%的企业，机票、酒店、火车商务消费在合思平台下单时进行了预算实占，另有34.63%的企业在报销环节实施了预算控制或实占。通过预算管控功能，企业能够更好地规划和使用资金，避免不必要的开支，电子归档系统则能将相关预算数据和审批流程进行有效归档，方便后续查询和审计。

• 消费标准自动控制：严格规范消费行为
  2023年1 – 7月在合思平台进行差旅消费订购（包括机票、酒店、火车、用餐、用车等）的企业中，98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能，表明绝大多数企业对差旅消费标准都有较为严格的要求，并在积极通过系统实现自动化管控。当员工进行消费时，系统会自动根据预设的标准进行判断，超出标准的消费将受到限制。电子归档系统会记录每一次的消费标准控制情况，为企业的合规经营提供有力支持。

• 合思商城“合力省”：双赢激励促节约
  企业将员工消费低于差旅标准而节省的一部分金额，奖励给员工。合思平台数据显示，2023年7月单月机票、酒店业务满足BBC奖励的订单量超4万单，员工下单时低于相关差旅标准节省的总金额、以及由此奖励给企业员工的优惠券金额分别达到213.8万和73.7万。这种激励机制不仅让员工得到了实惠，也为企业节省了成本。电子归档系统会对“合力省”相关的订单数据和奖励记录进行归档，确保数据的完整性和可追溯性。

• 流程自动化：高效补贴计算与发放
  通过工作流的可视化计算规则配置，自由定义企业不同差旅场景下补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审，实现员工出差补贴自动计算、送审和发放。电子归档系统会将补贴计算的规则、流程和结果进行归档，方便企业进行财务管理和数据分析。

用户收益：多维度价值提升

• 降本增效：成本控制新成效
  企业通过合思平台的各类功能，如预算管控、消费标准自动控制、“合力省”等，能够有效降低差旅成本，提高资金使用效率。例如，某企业通过合思商城“合力省”功能，酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。电子归档系统能够对成本节约的数据进行详细记录和分析，为企业的成本控制提供有力依据。

• 提高效率：财务处理加速度
  合思平台实现了线上支付、自动化记账、单据免打印等功能，减少了人工操作，提高了财务处理效率。例如，2023年1 – 7月，合思费控平台中的线上支付笔数的增幅明显高于同期单量总体增幅，从事前的申请单、借款单、事中的付款单、发票，事后的对账单、报销单、银行回单、财务记账凭证等各环节的单据免打印的单量的同比都有显著增幅。电子归档系统能够将这些线上业务数据进行快速归档，提高数据的存储和检索效率。

• 合规经营：风险管控有保障
  合思平台能够对发票合规性进行有效管控，降低企业发票层面的合规性风险。从2023年1 – 7月商务消费发票数据来看，合思平台能有效识别违规发票，如「需要二次确认发票文件的开票人、复核和收款人是否不为空，且开票人和复核不为同一人」等问题发票。电子归档系统会将合规发票和违规发票的处理情况进行归档，为企业的合规经营提供完整的审计线索。

• 提升员工满意度：员工体验大升级
  合思平台的无需报销、补贴自动计算等功能，让员工出差体验更好，减轻了员工的负担。例如，某企业通过合思平台的流程自动化功能，员工报销满意度提升78%。电子归档系统能够将员工的报销记录和补贴发放情况进行归档，让员工随时可以查询自己的相关信息，提高员工的满意度。

典型场景：精准适配企业需求

• 连锁经营企业差旅场景：资源丰富出行无忧
  企业连锁经营模式，在多地均有门店，差旅需求旺盛。原TMC对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况，偏远地区服务酒店未覆盖则需要员工垫资。合思商城无缝接入，覆盖国内2000 + 县市区，170万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供更丰富的资源选择，着重解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。电子归档系统可以对连锁经营企业的差旅订单和费用进行统一归档和管理，方便企业进行集中核算和分析。

• 上市公司费控场景：全面管控提升体验
  员工报销流程漫长体验感不佳，多系统操作、不支持移动端、个人垫资、纸质借款申请、报销时效长；低价值工作占据财务大量时间，手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦；老板无法实时掌握业务数据，人工统计分析、费用居高不下、管理决策缺乏数据基础。合思费控提供预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思BI·差旅分析等核心功能，解决企业费控痛点。电子归档系统可以将上市公司的费控数据进行深度归档和分析，为企业的管理决策提供有力支持。

• 企业差旅补贴场景：自动化流程提效率
  员工出差补贴计算和报销流程繁琐，容易出现虚填、错填等问题。合思通过流程引擎实现差旅补贴自动化，员工出差结束后，补贴自动计算，补贴报销单生成并送审，补贴审核后发放，有效提高了员工报销满意度，减少了差旅补贴手工报销，节省了会计审核时间。电子归档系统会对企业差旅补贴的计算和发放过程进行详细归档，确保数据的准确性和可追溯性。

• 企业数字化差旅场景：全流程打通保合规
  企业员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，差旅成本缺乏合规管控。合思商城打通申请 – 消费 – 对账 – 开票全流程，员工出差免垫资，消费即合规；财务对账省心省事，并杜绝了替票、虚假报销、重复报销等情况。电子归档系统可以将企业数字化差旅的全流程数据进行归档，为企业的合规经营提供坚实保障。

客户成功案例：实践见证实力

• 某L4级无需报销上市公司：效率提升成本降低
  某L4级无需报销上市公司，使用合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等产品，实现了员工报销效率提升300%，财务人力成本降低50%。员工移动端申请，合思商城消费免垫资开票；财务月底1次对账，入账自动化操作；管理洞察&数据监测，差旅分析助力标准化。客户评价“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’”。电子归档系统在该上市公司的应用中，对各项业务数据进行了高效归档和管理，为企业的高效运营提供了有力支持。

• 某连锁经营上市公司：智慧商旅员工满意
  某连锁经营上市公司，接入合思商城后，实现了1 + 1 > 2的智慧商旅模式。员工满意度提升至100%，财务部投诉率降低80%。合思商城覆盖范围广，为员工提供更丰富的资源选择，接入国内40 + 航司，多个供应商同屏比价，为企业节省出差成本；商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单。电子归档系统对该连锁经营上市公司的商旅订单和费用进行了全面归档，为企业的成本控制和管理提供了详细的数据支持。

• 某企业：“合力省”功能双赢局面
  某企业通过合思商城“合力省”功能，在员工满意度提高的情况下，实打实的为企业省钱。酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。员工表示“现在出差动力满满！节省下来的钱可以自己定外卖，下午茶；平时出行打车也可以使用，实打实的优惠呀”；财务称“终于听不到员工跑来抱怨差标过低了！公司成本没有增加，而是用另一种方式让员工主动节约，非常高明的经营手段”。电子归档系统对该企业“合力省”功能的相关数据进行了归档和分析，为企业的成本节约提供了有力证据。

• 某企业：差旅补贴自动化成效显著
  某企业通过合思自动化流程引擎实现差旅补贴自动化，员工报销满意度提升78%，差旅补贴手工报销减少92%，会计审核时间节省71%。员工称“现在出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，太省事儿了”；财务表示“系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批时现在已经非常快”；客户财务总监称“通过合思自动化流程引擎，编排、配置了我们公司员工差旅补贴自动计算、送审的流程，基于规则计算出的补贴，员工无法随意修改，且财务能收到对应的订单消费详情，员工、财务的体验都有了显著提高”。电子归档系统对该企业差旅补贴自动化的流程和结果进行了归档，为企业的财务管理提供了便利。

面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，企业经营高效、可持续发展需要选择切实可行的解决方案。合思的财务数智化产品和服务，尤其是电子归档系统，能为企业提供强大支持。合思拥有专业的服务团队和广泛的合作伙伴，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质、高效的服务。目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，企业可以放心选择合思。

如果您想深入了解合思的电子归档系统及其他解决方案，可拨打400 – 999 – 8293免费咨询，也可登录www.hosecloud.com免费在线体验合思的产品和服务，开启免费试用之旅，感受合思为您带来的财务数智化变革。