数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，财务领域正经历着深刻变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势为企业财务档案管理带来了全新挑战。企业的信息化建设亟需加速推进，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而困扰。纸质档案不仅需要耗费大量的存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析，这无疑阻碍了企业的决策效率。财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中，面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配核对，不仅耗时费力，还容易出现错误。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据的留存和上交需要经过多个环节，增加了工作的复杂性。

此外，企业在数字化转型过程中，虽然通过建设OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。要保证企业财务档案管理的合规性，实现全面数字化，就必须确保档案的原生性。高显性成本如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本，以及高隐形成本如手工装册归档的重复性工作量和查询调阅的低效率，都在浪费企业的资源。同时，高合规风险如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案因不可抗力损坏等问题，也导致了财税管理的低效。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它是专门为解决企业财务档案管理难题而打造的一款产品。

合思档案：为不同角色量身定制解决方案

• 高管决策的智慧之选
  对于CEO和企业高管来说，合思档案是沉淀数据资产、保障合规管理的得力助手。它能够提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

• 财务人员的效率利器
  对于归档员和财务人员而言，合思档案可以大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据的同源，使数据在全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 外部审计的便捷伙伴
  在面对外部审计时，合思档案的优势也十分明显。它实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限可以一键下放或回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案：强大功能铸就核心优势

• 多源采集：数据汇聚的高效通道
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准关联的智慧引擎
  智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析。此外，合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  在档案管理方面，合思档案的权限管理十分精准。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维查询的便捷窗口
  档案应用功能丰富多样。多维检索能够满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查和相互追溯。同时，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。此外，合思档案实现了档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人可以在线查看、支持下载，管理员可以对借阅过程进行透明化管理，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程都可以线上化管控，线下实物管理实现了电子与实物档案的高度关联，具备静态和动态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认 & 扫码装盒、扫码上架等功能。会计档案查询方法在合思档案的多维检索功能中得到了充分体现，用户可以通过多种方式便捷地查询所需档案。

合思档案：实际案例见证显著成效

• 案例一：海量单据企业的管理变革
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。业务 + 财务数据的穿透联查，使会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简让财务人员的工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本，数据指标表现优异。在这个案例中，企业通过合思档案找到了高效的会计档案查询方法，能够快速准确地获取所需档案信息。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。该企业利用合思档案的功能，优化了会计档案查询方法，提高了查询效率。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案为该企业提供了高效的会计档案查询方法，解决了查询难题。

• 案例四：教育集团的效率提升
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该集团通过合思档案优化了会计档案查询方法，提升了档案管理的整体水平。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。

合思坚持以客户为中心，秉持“客户至上”的原则，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，相信您的企业也能在合思档案的助力下取得更好的发展。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就行动起来，选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新篇章，还可免费试用，体验合思档案的强大功能！