在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务领域的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
传统财务档案管理的困境突围
在当前市场形势下，传统财务档案管理正面临着诸多挑战和痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题，档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营也存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费资源，还存在电子源文件丢失、损毁的风险。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，管理效率低下。
合思档案的整体解决方案蓝图
合思档案针对传统财务档案管理的痛点，制定了一套全面而系统的解决方案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件能够自动切割，数电票可以实现自动化解析。在档案制档环节，能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。档案管理方面，实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，具备水印管理功能，档号符合国标要求。在档案利用上，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
此外，合思档案还提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，实现电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等；预归档服务，涵盖集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。通过对接标准工具包，合思档案实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储的安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效提升财务档案管理能力，推动财务档案数字化进程。
合思档案核心模块探秘
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备独特而强大的功能。
智能采集模块，通过外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，实现档案数据的高效采集。该模块能够自动切割大文件，对数电票进行自动化解析，确保数据的准确和及时。
预归档服务模块，集成了多种服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。它能够对采集到的数据进行初步处理和分类，为后续的档案管理工作奠定基础。
基础管理模块，涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。实现了精准权限管控，档案目录可以根据企业的需求灵活扩展。具备水印管理功能，档号严格符合国标要求，确保档案管理的规范性和安全性。
档案服务模块，提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。支持多维检索、一站式预览，方便用户快速查找和查看档案信息。同时，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提高了档案的利用效率。
合思档案的竞争优势剖析
合思档案在市场上具有显著的竞争优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金实力为其技术研发提供了坚实的保障。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，良好的市场口碑和庞大的客户基础充分证明了合思档案的卓越品质。合思档案的成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案成功案例展示
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思的服务体系保障
合思为客户提供了全方位的服务体系。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供本地化的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，确保客户能够及时获得服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思档案的电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，为客户提供全流程的电子凭证管理服务。
合思档案的价值与未来展望
合思档案通过全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。其应用案例充分表明，合思档案能够有效解决传统财务档案管理中的诸多痛点，如归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，显著提高了企业的财务管理效率和水平。
在数字化财务审计的大背景下，随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面中发挥重要作用。未来财务用合思，让有限更有效，合思档案将继续为企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案。
