在商业的舞台上，差旅活动一直是企业拓展业务、加强合作的重要手段。自 2022 年底疫情退潮后，企业差旅市场迎来了显著的变化。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。然而，订单量的大幅增长背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿价格等均明显上涨，尽管如此，交易总量依然未达到疫情前 2019 年的峰值水平。
在这样的市场环境下，企业面临着前所未有的挑战。商务消费价格和成本的上升，让企业在业务拓展和成本控制之间陷入纠结，降本增效的压力如同一座大山，沉甸甸地压在企业的肩头。同时，企业在差旅及费控方面还面临着诸多效率层面的问题。差旅订票、发票、单据处理繁琐，发票的获取、核对和处理更是管控的最大痛点。订单超标趋势愈发明显，传统的“事后控制”策略已难以满足企业的需求，迫切需要转向“事前或事中”的前置管控。
不过，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极主动地寻找更多的降本增效工具和方法，成本控制方式也变得更加精细。在这个过程中，数字化手段成为了企业的必然选择。而合思，正是一家能够为企业提供优质差旅及费控解决方案的专业公司，其解决方案能够帮助企业优化费用流程，有效应对当前面临的挑战。
客户痛点大揭秘
某 L4 级无需报销上市公司，在差旅及费控方面遭遇了诸多困境。对于员工来说，报销流程漫长且体验感不佳。多系统操作让员工在不同平台间疲于奔命，而且系统不支持移动端，员工只能在固定场所进行操作，极为不便。个人垫资的情况更是让员工头疼不已，出差本就辛苦，还要先自己掏钱支付费用，后续报销还得经历漫长的流程，尤其是纸质借款申请，繁琐又低效，报销时效长达 2 个月，员工的资金压力巨大。
对于财务人员而言，低价值工作占据了他们大量的时间。手工做账不仅费时费力，还容易出错；手动验真查重需要逐一核对发票信息，工作量巨大；超标核对更是麻烦，每一笔费用都要仔细比对标准，稍有不慎就可能出现错误。此前，财务人员手工登记 Excel 表格，这种方式不仅效率低下，而且数据的准确性和及时性都难以保证。原有的 TMC 平台无法满足公司的需求，OA + 自研费控系统也仅仅服务于审批，在费用控制和数据分析方面几乎没有发挥作用。
老板在管理决策方面也面临着难题。由于缺乏实时的业务数据，老板只能依靠人工统计分析来了解公司的费用情况。然而，人工统计不仅效率低，而且容易出现误差，导致费用居高不下。老板在制定管理决策时缺乏数据基础，难以做出科学合理的决策。这家公司在差旅及费控方面的种种问题，严重影响了企业的运营效率和发展。优化费用流程成为了该公司亟待解决的问题。
合思方案巧化解
面对该客户的诸多问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，助力企业优化费用流程。
员工移动端申请让差旅更加便捷。无论员工身处偏远地区，只要有网络，就可以通过移动端轻松申请差旅。合思商城消费免垫资开票，其供应商覆盖面广，即使是下沉市场，员工也能轻松买到车票、酒店等所需服务。这对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款和报销问题，大大提高了员工的差旅体验。
财务月底一次对账，入账自动化操作。合思系统实现了一月一次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部流程都由系统自动完成。这不仅节省了财务人员大量的时间和精力，还提高了数据的准确性和及时性。财务人员从此告别了繁琐的手工操作，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和管理工作中。
管理洞察与数据监测，为企业差旅分析助力标准化。合思费控提供多种差旅数据分析看板，通过对差旅数据的深入分析，企业能够洞察员工的差旅行为，了解差旅费用的使用情况。根据这些分析结果，企业可以优化差旅标准，制定更加合理的费用政策，从而节省成本。
合思费控具有一系列核心功能，如预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等。这些功能相互协作，形成了一个完整的费用控制体系，帮助企业实现了从预算到报销的全流程管理，有效优化了费用流程。
显著成果展风采
合思的解决方案为该客户带来了显著的成果。员工报销效率提升了 300%。现在，员工出差结束后，大多数情况下系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批。这一改变让员工从繁琐的报销流程中解脱出来，节省了大量的时间和精力。员工可以将更多的时间和精力投入到工作中，提高了工作效率和工作满意度。
财务人力成本降低了 50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填问题。同时，系统自动推送订单消费详情，财务审批变得更加快捷高效。财务人员可以将更多的精力放在财务分析和风险控制等核心工作上，提高了财务管理的水平和质量。
老板能够通过多种差旅数据分析看板实时掌握业务数据。这使得企业能够及时洞察员工的差旅行为，根据分析结果优化差旅标准，节省成本。老板在制定管理决策时，有了更加科学准确的数据支持，能够做出更加合理的决策，推动企业的健康发展。
该公司与合思的合作真正实现了“有求必应、一拍即合”。面对复杂的需求，合思团队能够第一时间解决问题，不会因为事情复杂而放弃，做到了“有求必应”。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现了“一拍即合”。这种良好的合作关系为企业的发展提供了有力的支持。
合思价值与未来展望
降本增效是企业经营永恒的命题。合思通过构建适合企业的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，能够提高组织内各职能的活力和免疫力。优化费用流程是合思解决方案的核心价值之一，通过一系列的功能和服务，帮助企业实现了费用的精细化管理和有效控制。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，合思的智能型技术驱动的数字化服务将让企业变得更加敏捷、强健。例如，通过 AI 和大数据分析，合思能够计算并预测企业所处行业的人员费率水平、不同城市和业务场景下的差旅消费标准，并智能化测算企业合理的人员费率和差旅消费标准。这将进一步帮助企业优化费用流程，降低成本，提高效益。
目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。如果你也想解决差旅及费控难题，实现企业的高效发展，不妨免费试用合思的服务。拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 了解更多详细信息，开启企业差旅及费控管理的新篇章。
