在数字化浪潮席卷的当下，国家积极推动电子凭证数字化转型，为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也暴露出诸多问题。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等状况，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为众多企业应对转型挑战的得力助手。
合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，始终秉承以客户为中心的服务理念。在北京、杭州、南昌设立的研发中心，为产品的创新和升级提供了坚实的技术支持；全国22个城市的直营服务网络以及500 + 合作伙伴，覆盖国内外数百个城市，确保能够为客户提供全方位、本地化的服务。其敏捷的财务收支管理平台，更是助力企业挖出更多净利润，在报销记录管理等方面发挥着重要作用。
数字阅读巨头报销记录管理困境
某知名头部数字阅读品牌在财务数字化转型之前，面临着诸多报销记录管理方面的挑战与痛点。
首先，数据分散问题严重。企业内部数据分散在多个系统中，业务流程出现断裂，这使得数据整合的难度极大。由于数据无法有效整合，费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。这就如同一个庞大的拼图，各个碎片分散在不同的角落，难以拼凑出完整的画面，导致企业对费用的把控力严重不足。
其次，财务人员的工作效率低下。每个财务月均处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们就像勤劳的小蜜蜂，每天忙碌于繁琐的单据处理，却无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
再者，资源浪费现象突出。全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。同时，纸张的使用不仅增加了成本，还带来了存储和管理的难题。
最后，档案管理存在严重问题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，这不仅耗费大量时间和精力，而且无法适应企业快速扩张的需求。在企业发展的道路上，这种低效的档案管理方式就像一块绊脚石，阻碍着企业的前进。
合思量身定制报销记录管理方案
面对该数字阅读品牌的诸多问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面提升报销记录管理水平。
合思助力企业完成业财平台建设，确保财务数据的准确性。通过该方案，企业的财务数据能够得到有效整合和管理，为审计工作提供了有力支持，符合上市要求。这就好比为企业搭建了一座坚固的财务大厦，每一个数据都如同大厦的基石，稳固而可靠。
在提升财务及时性方面，合思方案成效显著。结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策，提高了企业的运营效率。就像一场与时间的赛跑，合思帮助企业在财务数据的获取上赢得了先机。
发票OCR识别验真功能为企业费用合规提供了有效保障。该功能能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，避免了虚假发票的入账。同时，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，使得企业的费用管理更加规范和透明。
在档案管理方面，合思保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的财务档案管理提供了坚实的保障。这就如同为企业的财务档案穿上了一层坚固的铠甲，抵御着各种风险的侵袭。
合思方案带来报销记录管理新变革
合思的解决方案为该数字阅读品牌带来了显著的成果，在增效、降本、合规和先进性等方面都有出色表现。
在增效方面，实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通，提高了工作效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，大幅提升了实物档案查找效率。企业就像一辆经过升级改造的赛车，在报销记录管理的赛道上飞驰前行。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。此外，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这就好比为企业开启了一个省钱的魔法盒子，每一项成本的降低都为企业带来了实实在在的效益。
在合规方面，有效保障了企业费用合规，管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避了档案管理风险，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。企业在合规的轨道上稳健前行，避免了因违规带来的潜在风险。
在先进性方面，合思方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，极大地提升了员工的体验。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。企业在数字化的浪潮中勇立潮头，展现出强大的竞争力。
合思引领报销记录管理未来趋势
合思的解决方案能够帮助企业解决财务数字化转型中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在报销记录管理方面，更是为企业提供了一站式的解决方案，让企业的财务管理更加高效、便捷、合规。
电子凭证数字化转型是必然趋势，企业应积极拥抱这一趋势，以适应国家政策和市场发展的要求。合思拥有专业的团队和强大的技术支持，为客户提供全方位的服务保障，助力企业实现财务数字化转型。
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