在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，一直专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也面临着诸多挑战。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源解决了财务数字化难题，尤其是在费用报销审核方面发挥了巨大作用。
业务背景现状与痛点：费用报销审核困局待解
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒森严，与预期的高效目标相差甚远。
多系统操作体验极差。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作让员工苦不堪言。而在费用报销审核环节，财务人员需要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，这也给费用报销审核带来了巨大挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了费用报销审核的难度。
解决方案：精准出击破解费用报销审核难题
针对动力源在费用报销审核等方面面临的问题，合思提供了全面且具有针对性和创新性的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步；同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同打通了企业财务数据的“任督二脉”，让数据能够顺畅流通，为费用报销审核提供了准确的数据基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，从源头上确保了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地简化了费用报销审核流程，提高了工作效率。
合思系统连接能力强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也让费用报销审核更加高效准确。
实施过程与步骤：步步为营推进费用报销审核变革
合思解决方案在动力源的实施是一个循序渐进、步步为营的过程。
首先进行系统集成工作。确保动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步，这是后续业务流程优化的基础。只有数据准确、及时地流通，才能为费用报销审核等工作提供有力支持。
接着推进无需报销模式的落地。对员工进行培训，让他们熟悉新的消费和报销流程。通过培训，员工能够更好地理解和遵守消费合规性要求，同时也能享受到财务处理自动化带来的便利。这一步骤对于提升员工的使用体验和费用报销审核的效率至关重要。
最后，利用系统连接能力，打通各个业务系统之间的数据流转，实现业务数据的实时共享和高效处理。这样一来，费用报销审核不再是孤立的环节，而是与企业的整体业务流程紧密结合，形成一个有机的整体。
取得的成果与效益：费用报销审核效率显著提升
合思解决方案的实施给动力源带来了显著的成效，在费用报销审核方面表现尤为突出。
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的工作积极性。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。费用报销审核更加精准、高效，确保了企业财务的合规性和稳定性。
客户评价与反馈：高度认可合思费用报销审核解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈华林总监的评价中可以看出，动力源对合思在费用报销审核等方面提供的解决方案高度认可，对双方的合作充满信心。
结尾：携手合思开启费用报销审核数字化新征程
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着费用报销审核等财务数字化难题，不妨选择合思，开启高效财务管理新篇章。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其在费用报销审核等方面的强大功能和卓越价值。让合思助力您的企业在财务数字化转型的道路上一路前行，取得更大的成功。
