在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的财务管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心的强大实力以及“智能制造示范企业”的荣誉称号，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业人数达6000 + ，92家归档主体。然而，随着企业规模的不断扩大，其在报销文档管理方面面临着诸多挑战。
金牌橱柜每年产生的记账凭证量高达2198061张，业务单据量494949张，银行回单量177744张，发票量123247张。如此庞大的报销文档数据，使得装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些数据直观地反映出，金牌橱柜在报销文档管理上存在着效率低下、成本高昂的问题。
报销文档管理痛点剖析
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整理环节迷雾重重
在报销文档管理的整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印，然后通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架。这种传统的操作方式不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误，导致报销文档管理的效率大打折扣。 -
保管环节交接繁杂
财务部门对报销文档进行临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理。在这个过程中，涉及到大量的交接工作，需要对文档进行清点、核对，确保数据的准确性和完整性。然而，由于文档数量众多，交接过程中难免会出现疏漏，给后续的管理工作带来隐患。 -
存储环节空间压力
独立的档案室用于存放纸质报销文档，随着企业业务的不断发展，文档数量持续增加，对存储空间的需求也越来越大。这不仅增加了企业的存储成本，而且在查找和使用文档时也极为不便，降低了工作效率。 -
管理利用环节效率低下
以纸质档案管理为主的模式，在每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种方式不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现遗漏，无法满足企业对报销文档管理的高效性和准确性要求。
合思解决方案精准出击
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统一存储打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，首先是实现统一存储。通过打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这样一来，所有的报销文档数据都集中在一个平台上，方便企业进行统一的调度和管理，提高了数据的安全性和可用性。 -
业务证据链搭建完整脉络
合思注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。在报销文档管理中，每一笔业务都有相应的证据支持，从业务发生到财务记账，形成一个完整的闭环。这不仅有助于企业加强内部控制，提高财务管理的透明度，还能为企业的决策提供有力的支持。 -
数据共享实现一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。企业员工在需要查阅报销文档时，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的文档，大大提高了查阅的效率。这种便捷的查阅方式，让企业的报销文档管理更加高效、智能。 -
银行回单无纸化降本增效
海量的银行回单是报销文档管理中的一大难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率，助力企业降本增效。
方案实施有序推进
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先进行系统对接与数据整合，将金牌橱柜各个系统中的报销文档数据进行统一采集和存储，实现数据的集中管理。接着搭建业务证据链，确保会计资料之间的关联，提高财务管理的准确性和透明度。然后完善数据共享与查阅功能，让企业员工能够更加便捷地获取所需的报销文档信息。最后推进银行回单无纸化工作，进一步降低企业的成本。
实施成果效益显著
经过一段时间的实施，合思的解决方案为金牌橱柜的报销文档管理带来了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，大大提高了报销文档整理的效率；档案查询耗时减少了80%，让企业员工能够更加快速地获取所需的文档信息；预估节省总体成本30万 + /年，有效降低了企业的运营成本；档案合规性达到100%，确保了企业的报销文档管理符合相关法规和政策的要求。
金牌橱柜高度认可
金牌橱柜通过使用合思的解决方案，在报销文档管理效率和成本控制上取得了显著提升。企业高度肯定了合思方案的实用性和有效性，认为合思的解决方案有效解决了在报销文档管理方面的难题，实现了降本增效和合规管理。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
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