数电票时代，合思档案助力企业报销文档管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业的报销文档管理带来了全新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的报销文档管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本居高不下，数据难以分析利用；财务人员深陷档案整理的繁琐工作中，耗费大量时间且工作枯燥；业务人员则抱怨报销流程繁琐。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题，都凸显了企业对专业电子报销文档管理平台的迫切需求。值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业报销文档管理全面无纸化时代已经到来，而电子报销文档管理需关注全生命周期管理闭环。

合思档案正是在这样的背景下应运而生，它对于企业的报销文档管理而言，犹如一场及时雨，具有至关重要的意义。

合思档案产品概览：财务数智化的得力助手

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多净利润。合思档案作为其领先的单套制电子报销文档管理平台，更是在市场上崭露头角。

合思档案致力于为企业提供电子报销文档全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子报销文档等全方位财务数智化服务，真正实现了业财一体化。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的报销文档管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的报销文档管理更加高效、精准。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的实力和广泛的服务网络，为合思档案的发展提供了坚实的保障。

合思档案核心功能：打造高效报销文档管理体系

• 多源采集：数据获取的智慧之钥
  在报销文档管理中，数据采集是第一步。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，真正做到了报销文档数据的应收尽收。

• 智能制档：让报销文档管理更轻松
  合思档案在智能制档方面表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为企业的报销文档管理提供了有力的保障。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  合思档案的档案管理功能十分强大。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，让企业的报销文档管理更加规范、有序。

• 档案应用：多维查询与一站式服务
  在档案应用方面，合思档案提供多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为企业的报销文档管理提供了全方位的服务。

合思档案优势突显：超越传统与同类产品

与传统纸质报销文档管理方式相比，合思档案优势明显。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，能有效解决传统纸质报销文档管理高显性成本、高隐形成本、高合规风险等问题。

在大数据处理方面，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，而传统的数据管理方式已难以满足海量电子数据的存储与应用需求。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，相比一些缺乏专业工具和迭代能力的同类产品更具优势。

合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，这是一些同类产品所不具备的功能。

合思档案应用案例：见证实际价值

• 案例一：某企业降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计报销文档纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现报销文档管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本显著降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 案例二：某集团型企业标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临报销文档管理流程复杂、凭证附件标准和会计报销文档管理制度不统一、回单整理费时费力、实物报销文档异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计报销文档合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：某企业打破数据孤岛
  某企业存在低效的报销文档管理现状和档案管理痛点，如报销文档散落各系统、检索依赖多端系统、纸质报销文档管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案保障业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，报销文档匹配耗时减少84%，报销文档查询耗时减少80%，合规性管理达100%。

• 案例四：某教育集团提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、报销文档整理和利用低效等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计报销文档为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的报销文档管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能为企业提供有力支持，助力企业实现业财融合，释放人的创造力。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，未来将为更多企业提供更优质、更专业的财务数智化服务，帮助企业在数字化浪潮中取得更大的成功。如果您想体验合思档案带来的高效报销文档管理解决方案，不妨拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com进行免费试用。