合思档案：开启企业发票信息管理与财务数智化新时代

在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。

然而，电子凭证在企业财务流程中的“最后一公里”问题却成了阻碍其顺畅运行的绊脚石。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同顽固的荆棘，困扰着众多企业。传统纸质档案管理更是弊端丛生，不少企业在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的双重限制，查找时犹如大海捞针，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，一些企业档案管理成本居高不下，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，不仅占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。还有部分企业面临回单管理难、档案耗材和打印存储成本高、物理存储需求大、检索低效、信息整合复杂、风险管理难以及合规审计滞后等问题。这些痛点严重影响了企业的财务工作效率和管理水平，使得企业在发票信息管理方面面临着巨大的挑战。

全面革新：合思档案解决方案

面对企业在财务档案管理尤其是发票信息管理方面的重重难题，合思以创新者的姿态，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案就像一个功能强大的智能管家，通过开放式接口互联，实现自主采集功能。它能够自动切割大文件，对数字化电子发票进行自动化解析，大大提高了发票信息管理的效率。在档案处理过程中，它还能智能关联、自动组装相关信息，进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。同时，精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理以及符合国标要求的档号设置，为档案的安全管理提供了有力保障。在档案利用方面，多维检索和一站式预览功能，让用户可以快速找到所需档案，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，使档案利用更加便捷高效。

此外，合思档案具有强大的兼容性，可对接各类异构系统，生成式接口能自动采集档案数据，与 NCC、U9、OA、CBS 等系统实现无缝连接。凭证数据能自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。它还支持电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。同时，支持文件传输、邮件短信、系统直联等功能，可同步原始凭证信息至档案服务，为企业的发票信息管理提供了全面而高效的解决方案。

核心亮点：合思档案功能揭秘

合思档案具有诸多令人瞩目的核心功能亮点，为企业的发票信息管理带来了全新的体验。

它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集环节，借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够高效准确地采集发票等档案信息，提高了数据采集的效率和准确性。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，对采集到的信息进行初步处理，为后续的管理奠定基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案管理的规范有序。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。

在档案采集环节，开放式接口互联可自主采集各类发票信息，大文件能自动切割，数电票可自动化解析，大大减少了人工操作的繁琐，提高了数据采集的效率和准确性。档案制档环节，智能关联自动组装，经过四性检测和业务检测，还可自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。档案利用环节，多维检索可实现一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。这些功能亮点使得合思档案在发票信息管理方面具有独特的优势。

显著收益：企业使用合思档案的价值体现

企业使用合思档案能在多个维度获得显著收益。

自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。例如，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在发票信息管理及整体财务档案管理方面成效显著。减少了 90% 的人工耗时，总部接收减少 80% 的管理耗时，借阅管理减少 67% 的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。

合思档案能够有效降低企业成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本 300,000 元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本 338,910 元。

在提升工作效率方面，合思档案也表现出色。如云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，业财融合提升 80%，财务提效 90%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年。企业在发票信息管理及财务流程上更加顺畅，工作效率得到了极大提升。

保障合规经营是合思档案的重要价值之一。它通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理，为企业的发票信息管理及财务档案管理提供了坚实的合规保障。

多元场景：合思档案的广泛应用

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的适用性。

在财务报销场景中，合思档案可实现无纸化报销，员工无需打印任何单据，报销不再费神。如云南菜品牌连锁经营员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。这一功能不仅提高了员工的报销体验，也大大提高了企业的财务报销效率，优化了发票信息管理流程。

在审计场景中，合思档案支持内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率，使得企业在发票信息管理及财务合规性审查方面更加高效准确。

在档案查阅场景中，合思档案可通过多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜家居科技股份有限公司以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效，方便企业对发票等档案信息进行快速查询和管理。

在业财融合场景中，合思档案可助力企业实现财务数字化，提高总部和门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营通过引入合思实现财务数字化，提高总部&门店业财融合效率 80%，促进了企业发票信息管理与业务运营的深度融合。

成功典范：不同行业客户案例分享

不同行业的众多企业通过使用合思档案，在发票信息管理及财务档案管理方面取得了显著成效。

食品行业的好想你健康食品股份有限公司，通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，提升工作效率。自动组装功能便于审计，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，高效管理实物档案。方案实施后，减少 90% 人工耗时，总部接收减少 80% 管理耗时，借阅管理减少 67% 管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。

餐饮行业的 COMMUNE 幻师，上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化减少人力成本 50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%，在发票信息管理及成本控制方面取得了巨大成功。

家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证。搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化，助力降本增效。档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%，为家居行业的发票信息管理提供了优秀范例。

数字阅读行业的帆书，通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生，在发票信息管理及财务流程优化方面效果显著。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。“未来财务用合思 让有限更有效”，这句宣传语充分体现了合思在财务数智化领域的优势和价值。

如果您的企业也想在发票信息管理及财务数智化方面实现突破，不妨选择合思档案。现在您可以拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，也可以登录网址 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可扫码了解合思档案和更多案例。欢迎免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型和降本增效的新征程！