在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌始终引领着行业的发展潮流。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，这些企业在财务数字化转型方面面临着诸多挑战。特别是在档案安全管理领域，传统的财务管理模式已经难以满足企业的需求。合思信息技术有限公司凭借其先进的技术和专业的服务，为这些企业提供了全方位的解决方案，帮助它们实现了档案安全管理的升级。
客户困境：传统档案管理难题重重
该教育服务品牌业务广泛，业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通。在档案安全管理方面，这导致了一系列问题。
首先，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。企业需要投入大量的人力和物力来处理这些繁琐的事务，增加了运营成本。
其次，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本高昂。而且，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。一旦出现档案丢失或损坏的情况，可能会给企业带来严重的法律和财务后果。
此外，不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。这使得企业在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间和精力，影响了工作效率。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理方案
针对该客户在档案安全管理方面的痛点，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。合思拥有自动封装接口 40 种 +，能广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。这意味着企业无需进行复杂的系统开发，就可以轻松地将各种数据源整合到一起，实现档案的集中管理。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，提高数据传输的效率和准确性。
该方案具备自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这些功能，企业可以实现档案的自动化管理，提高档案管理的效率和安全性。
实施之旅：步步为营打造高效档案管理
合思的解决方案实施过程严谨有序。
首先，通过广泛连接异构系统，自动采集档案数据，包括电子档案和实物档案数字化副本等。这一步骤确保了企业的所有档案数据都能被准确地采集到系统中，为后续的管理工作奠定了基础。
接着，对采集到的档案数据进行接口传输，利用影像支撑、外部设备扫描或人工上传等方式将数据传入系统。在这个过程中，合思采用了先进的技术和安全措施，确保数据传输的安全和稳定。
最后，系统进行自动归档操作。先进行智能组单，将相关的档案数据进行整合和分类；再进行四性检测，确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性；之后对电子档案和实物档案进行管理，并实现档案的借阅、移交、鉴定、销毁等功能，同时进行权限监控。通过这些步骤，企业可以实现档案的全生命周期管理，提高档案管理的效率和质量。
显著成效：档案管理升级带来多重效益
通过合思的解决方案，该教育服务品牌在档案安全管理方面取得了显著的成效。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。企业的财务人员可以更加轻松地处理档案管理工作，节省了大量的时间和精力。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。企业员工可以随时随地通过系统查询所需的档案信息，提高了工作的便利性和效率。
通过试点改造，企业实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在不增加大量人力成本的情况下，实现了业务的快速发展。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案提供存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户心声：满意期待彰显方案价值
企业财务相关负责人对合思的解决方案效果非常满意，并且表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这充分说明合思的解决方案不仅解决了企业当前在档案安全管理方面的问题，还为企业的未来发展提供了有力的支持。
行动号召：携手合思开启档案安全管理新征程
合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能为企业提供全方位的财务收支管理服务。在档案安全管理方面，合思更是凭借其先进的技术和专业的服务，成为了众多企业的首选。
合思具有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等优惠政策，并且拥有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。
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