合思助力企业实现员工出差合规，挖掘财务净利润

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润，为企业的可持续发展注入强大动力。接下来，让我们通过几个不同企业的案例，深入了解合思是如何为企业解决财务痛点，实现员工出差合规的。

国民经典零食品牌：破局复杂财务困局

某畅销30余年的国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图。然而，其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。在员工出差方面，差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中二次整理，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成了高额人力物力的浪费，员工出差合规也面临诸多挑战。

定制化解决方案：开启高效财务管理之路

合思为该零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，从差旅申请到业务审批，再到合思商城订购或TMC订购，最后提供合思商城对账单和TMC对账单，整个流程清晰透明。在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账的灵活操作。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案操作。合思费控让员工便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；合思档案实现多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效保障了员工出差合规。

方案实施：稳步推进财务变革

员工通过合思商城进行差旅订购，合思商城提供详细的对账单，同时也可通过TMC订购。财务人员在对账结算中心进行线上或线下的开票、结算和记账操作。档案管理方面，合思环节严格按照L4级标准实现无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案操作，确保每一个环节都符合员工出差合规要求。

显著成果：降本增效合规共赢

该零食品牌实施方案后取得了显著成果。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，全面保障了员工出差合规。

建设覆盖面广企业：突破财务低效瓶颈

某主营业务建设覆盖面极广的企业，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”，员工出差合规难以保障。

创新解决方案：打造高效报销新体验

合思为该企业提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现申请报销一体化，差旅采购集约化，财务核算智能化，从根本上解决员工出差合规问题。

方案落地：优化流程提升效率

员工因公消费通过合思平台实现无需垫资、无需报销，申请报销一体化流程得以简化。差旅采购通过合思平台实现集约化，提高采购效率。财务核算智能化，系统自动完成相关核算工作，确保每一笔出差费用都符合合规要求。

卓越成效：降本增效科学决策

“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗；凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，有力保障了员工出差合规。

知名头部数字阅读品牌：解决数据分散难题

某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，员工出差合规存在隐患。

专业解决方案：推进业财平台建设

合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。保证财务准确性，审计通过，符合上市要求；提升财务及时性，结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5，为员工出差合规提供有力支撑。

方案执行：实现一体化管理

通过合思平台实现员工消费、财务核算和档案管理的一体化流程。系统自动完成发票OCR识别验真、审批流转等工作。财务档案以电子形式存储和管理，实现原生性存储，确保员工出差相关财务信息的合规性。

丰硕成果：增效降本合规先进

在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况；减少手工记账、人工整理档案的人力成本；减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，全方位保障员工出差合规。

世界500强旗下教育服务品牌：攻克档案管理难关

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高。但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，员工出差合规面临挑战。

全面解决方案：实现电子化档案管理

合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式。自动归档实现智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，为员工出差合规提供坚实保障。

方案实施：构建数字化档案体系

从多个系统和渠道采集档案数据，通过接口传输到合思平台。平台对档案数据进行智能组单和四性检测。完成电子档案和实物档案的管理、借阅、移交等操作，确保员工出差相关档案信息的合规性。

显著成效：加速数字化转型

该品牌实施方案后加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理；以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率；档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升；财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，有力保障了员工出差合规。

合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，旨在简化报销流程，提高财务管理效率。其强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。

如果您的企业也面临着财务痛点，想要实现员工出差合规，提升财务管理效率，不妨来免费试用合思，开启企业财务数智化转型之旅。