在数字化浪潮的席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业的财务档案管理信息化建设迫在眉睫。在纸电混合的时代，企业各层级人员都深受传统档案管理方式的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大且数据难以分析利用的难题；财务人员被海量的档案数据、繁琐的整理工作搞得疲惫不堪；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。
同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材和巨大的存储空间需求；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和数据的无效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证缺乏有效管理手段和纸质档案易损坏等问题。不过，国家政策的大力支持为电子会计档案管理带来了新的曙光，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，全生命周期管理闭环成为电子会计档案管理的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是企业财务档案管理困境中的一把金钥匙，为企业解决文档流转管理难题提供了强有力的支持。
合思档案：科技赋能的档案管理利器
北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，承载着企业财务档案管理的新希望。
合思档案致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案。它实现了从业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理到档案利用的全流程闭环管理，让企业的文档流转管理更加高效、有序。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的文档流转管理提供了全面的支持。通过合思档案，企业能够有效解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，真正实现文档流转管理的优化升级。
核心功能：铸就合思档案强大实力
- 多源采集：打通数据流转通道
在文档流转管理中，数据采集是基础。合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。
对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这些功能确保了企业在文档流转管理过程中，能够全面、准确地采集各类数据，为后续的档案管理工作奠定坚实的基础。
- 智能制档：高效整合业务数据
合思档案的智能制档功能是其一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，大大减少了人工匹配工作量，可减少90%。
已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步提升了企业文档流转管理的质量和效率。
- 档案管理：精细管控保障合规
档案管理是文档流转管理的重要环节。合思档案在这方面表现出色，其权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。
档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了企业在文档流转管理过程中，能够对档案进行精细管控，保障管理的合规性。
- 档案应用：多维查询便捷利用
合思档案的档案应用功能为企业的文档流转管理提供了便捷的查询和利用方式。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。
一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，让企业能够更加高效地利用档案数据，提升文档流转管理的价值。
优势对比：凸显合思档案独特魅力
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，而合思档案能节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。
在数据查询调阅方面，传统档案管理条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，而合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的需求。
在档案关联和证据链完整性方面，传统档案管理缺乏有效的手段，而合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
在实物档案管理方面，传统档案管理存在困难，而合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。这些优势使得合思档案在企业文档流转管理中脱颖而出，成为企业的首选。
实际案例：见证合思档案卓越成效
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案例一：海量单据企业的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，极大地提升了文档流转管理的效率。 -
案例二：集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效改善了企业的文档流转管理状况。 -
案例三：低效管理企业的变革之选
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的文档流转管理带来了显著的改善。 -
案例四：教育集团的智能管理升级
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的文档流转管理注入了新的活力。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能，如多源采集、智能制档、档案管理和应用等功能，能有效解决企业财务档案管理中的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多客户案例证明了合思档案在不同行业、不同规模企业中的成功应用，为企业带来了显著的管理成效和价值提升。
随着国家政策对电子会计档案管理的支持和企业数字化转型的加速，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在未来发挥更大的作用，助力更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化和合规化。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足客户需求，未来将持续为企业提供更优质的财务数智化服务，推动企业在数字化时代取得更好的发展。
