合思档案：数字发票应用时代的财务档案管理利器

在数字发票应用日益广泛的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年即将实现数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的挑战，信息化建设刻不容缓。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题。纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。对于财务人员来说，需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业在推行数字化过程中，虽解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响了企业全面数字化进程。

合思档案：满足多元需求的解决方案

合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松，同时提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量时间和精力。

合思档案功能概览：全方位管理财务档案

• 电子会计档案全生命周期管理
  合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理。智能采集方面，通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的EAI插件、API接口等实现。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务包括身份调查、全文检索等。实物管理方案有待到单清单、扫码装盒等，确保档案管理的每一个环节都严谨有序。

• 多源采集灵活高效
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，保证数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档节省人力
  合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询分析。

• 档案管理精准规范
  权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则。

合思档案核心亮点：凸显独特优势

• 便捷调阅与混序归集
  合思档案实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性。融合“混序归档”“分类归档”等功能，助力双碳目标落地。

• 双模式检测保障数据质量
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的一大亮点。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 大数据解决方案提升效率
  合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。具备动态API接口接收、元数据级检索等能力，还有海量数据匹配引擎、映射引擎及专利技术支撑。

• 实物备查解决方案精细管理
  智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等，让实物档案管理更加精细高效。

合思档案价值体现：为企业创造多重价值

• 显著降本增效
  合思档案能让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，确保管理合规性100%。

• 连接业财系统
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”。合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化的“最后一公里”。

• 激活数据价值
  合思档案让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，满足多场景查询需求，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

• 资源重组提升效益
  合思档案实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。如档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

典型使用场景：展示应用价值

企业高管可通过合思档案沉淀数据资产，辅助决策数智化，提升财务服务效率，降低档案管理成本，实现绿色低碳运营。财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理和利用。外部审计人员利用合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。业务人员在出差、招待报销等场景下，无需留存和上交纸质票据，简化报销流程，提高工作效率。

成功案例：见证实际效果

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

市场定位与差异化优势：凸显独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，保障产品的技术实力和合规性。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现降本增效。随着数字发票应用的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，引领企业财务档案管理进入数字化新时代。

如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com、关注微信公众号或小程序，还可以免费试用，与我们携手共进，共同开启企业财务档案管理的新篇章。