在当今数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域迅速扩张。政策明确提出，2025年要达成数电票的全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票的接收也变得合法合规。然而，在这个纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面却面临着重重困境，信息化建设的短板亟待补齐。
对于企业高管而言，纸质档案管理如同一个沉重的包袱。不仅成本花费巨大，需要大量的存储空间来存放，而且档案数据难以进行有效的分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员则被繁琐的工作压得喘不过气来，他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题，这不仅降低了工作效率，还影响了员工的工作体验。
此外，纸质档案还存在着诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室等存储空间。高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅数据也无法得到有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易因不可抗力因素而损坏。尽管企业通过OA、资金等系统建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套高效的解决方案，助力企业实现高效财务合规。
一站式方案满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单等的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过对档案数据的有效分析和利用，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，从而达到降本增效的目的，同时还能推动企业实现绿色低碳运营，践行企业的社会责任。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的得力助手。它可以提高工作效率，使档案数据同源，实现全流程的透明流转。这便于对档案数据进行监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，摆脱繁琐的手工操作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在面对外部审计时，合思档案同样表现出色。它实现了档案外审的在线化和可溯源，只需一键即可查询借阅，权限也能一键下放或回收。这大大减少了财务与审计之间的重复沟通，提高了审计工作的效率和质量。
核心功能铸就卓越表现
合思档案的核心功能强大而卓越，为企业的财务档案管理提供了坚实的保障，助力企业实现高效财务合规。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统的会计资料，同时还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保所有会计资料都能被准确采集。
智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统和类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了人工匹配的工作量，据统计可减少90%。同时，它还具备辅助人工整理功能，关联任务的执行进度可视化，让用户能够实时了解制档进度。已完成组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便进行查询分析。
在数据检测方面，合思档案提供了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
档案管理功能更是强大而精细。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理，确保档案数据的安全性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，方便企业根据自身需求进行管理。
实际案例见证显著成效
合思档案在众多企业的实际应用中取得了显著成效，有力地证明了其在实现高效财务合规方面的卓越能力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等方案，成功实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，凭证与单据的关联次数达到了350亿次，大大提高了工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸，为企业节省了大量的成本。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%，显著提升了企业的档案管理效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的实际成效，已经获得了众多企业的认可。广东某高校、中交集团、好想味等事业单位、央企和行业领军企业都在使用合思档案，海亮教育、徐福记等客户也对其效果给予了高度评价。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
