在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的财务管理。而财务档案管理作为财务管理的重要组成部分，其效率和质量直接影响着企业的决策和发展。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的企业，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其在全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000+。如此庞大的规模，使得财务档案管理成为了一项极具挑战的任务。而合思档案作为一款高效归档管理工具，为金牌橱柜解决了财务档案管理的诸多难题。
金牌橱柜：财务档案管理现状与痛点
-
档案整理：数据散落难利用
金牌橱柜的会计档案散落于各个系统，这使得档案数据难以有效利用。在整理环节，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程繁琐且低效。这种传统的整理方式不仅耗费大量的人力和时间，还容易出现错误，影响档案的准确性和完整性。 -
档案保管：流程复杂待优化
财务档案在临时保管1年后需要移交综合档案管理。这种保管流程相对复杂，涉及多个环节和部门，增加了档案管理的难度和风险。在移交过程中，可能会出现档案丢失、损坏等问题，给企业带来不必要的损失。 -
档案存储：纸质管理有局限
金牌橱柜采用独立档案室管理，存放纸质档案。然而，纸质档案的存储存在诸多局限性，如占用空间大、易受潮、易损坏等。同时，纸质档案的查找和借阅也非常不便，需要人工逐一翻查，效率低下。 -
档案利用：人工查询效率低
在管理利用方面，金牌橱柜以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种人工查询方式不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误，无法满足企业快速决策的需求。
合思方案：全方位解决管理难题
-
统一存储：打破数据孤岛
合思档案作为一款高效归档管理工具，首先实现了统一存储。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业可以实现对财务档案的集中管理，提高档案的利用效率。 -
证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度出发，快速定位相关的财务档案，同时也可以从财务档案中追溯到具体的业务交易，为企业的财务管理提供了更加全面、准确的信息支持。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。用户可以通过简单的操作，快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这种方式大大提高了企业员工的工作效率，减少了不必要的时间浪费。 -
回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了企业的成本，还提高了回单处理的效率和准确性，助力企业实现降本增效。
方案实施：步步为营保障落地
-
全面调研：了解企业现状
合思团队首先对金牌橱柜的财务档案管理流程进行了全面调研。他们深入了解了金牌橱柜现有系统和数据情况，包括档案的存储方式、整理流程、利用需求等。通过详细的调研，合思团队为后续的解决方案制定提供了坚实的基础。 -
定制开发：贴合企业需求
根据调研结果，合思团队定制开发了适合金牌橱柜的合思档案系统。在开发过程中，他们充分考虑了金牌橱柜的业务特点和管理需求，确保系统的功能和性能能够满足企业的实际应用。同时，合思团队还进行了系统对接和数据迁移，将金牌橱柜原有的财务档案数据顺利迁移到新系统中。 -
专业培训：提升员工技能
为了确保金牌橱柜的财务人员能够熟练使用新系统，合思团队对他们进行了系统培训。培训内容包括系统的操作流程、功能使用、注意事项等。通过专业的培训，财务人员快速掌握了新系统的使用方法，为系统的顺利上线和运行提供了保障。 -
持续支持：优化系统性能
在系统上线后，合思团队持续提供技术支持和优化服务。他们密切关注系统的运行情况，及时解决出现的问题。同时，根据金牌橱柜的反馈和需求，不断对系统进行优化和升级，保障系统的稳定运行和性能提升。
实施成果：显著效益见证价值
-
匹配耗时大减：效率大幅提升
使用合思档案系统后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 -
查询耗时骤降：信息获取更便捷
档案查询耗时减少了80%，企业员工可以快速获取所需的档案信息，为企业的决策提供了及时、准确的支持。这种便捷的信息获取方式，大大提高了企业的运营效率。 -
成本节省可观：降本增效显著
预估节省总体成本30万+/年，合思档案系统的实施为金牌橱柜带来了显著的经济效益。通过减少人力、物力的投入，降低了企业的运营成本，提高了企业的盈利能力。 -
合规性有保障：管理更加规范
档案合规性达到100%，合思档案系统严格遵循相关法律法规和企业内部管理制度，确保了财务档案的合规性和安全性。这为企业的健康发展提供了有力的保障。
客户反馈：高度认可彰显实力
金牌橱柜相关负责人表示，合思档案系统的实施，让公司的财务档案管理实现了质的飞跃。不仅提高了工作效率，还降低了成本，同时确保了档案的合规性。财务人员也反馈，系统操作简单便捷，数据查询和调用更加高效，大大减轻了工作负担。他们对合思档案系统给予了高度评价和认可。
在当前经济环境下，企业对于财务管理的要求越来越高。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的财务数智化服务。现在就拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com ，免费试用合思的高效归档管理工具，开启财务数智化之旅。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
