在当今的企业运营中，传统档案管理方式正面临着重重困境。纸电混合管理如同乱麻，财务人员不得不花费大量时间在低价值的整理和匹配工作上，这不仅消耗了他们的精力，还使得工作效率大打折扣。档案数据缺乏有效的整理和利用，日常检索需要在多个系统中分散查询，犹如大海捞针，效率极为低下。而以纸质档案管理为主的方式，更是存在诸多弊端，实物翻阅不仅效率低，还容易导致档案损坏、丢失。
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票管理的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。企业高管们苦恼于纸质档案管理成本巨大且占地空间大，同时档案数据无法汇总分析；财务人员则被海量的档案数据折磨，手动整理、匹配工作枯燥又繁复，工作热情逐渐消磨；业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。
面对这些难题，合思档案管理系统应运而生，为企业提供了有效的解决方案。
合思档案管理系统产品全景
北京合思信息技术有限公司，也就是大家熟知的合思（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。合思档案管理系统作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务。
它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个方面，旨在解决企业在档案管理中面临的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。该系统具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，能够实现从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程闭环管理。
合思档案管理系统核心功能揭秘
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智能采集：数据获取的高效秘诀
合思档案管理系统的智能采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。同时，预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。企业还可以根据自身需求，自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，系统支持多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。 -
智能制档：数据整合的神奇魔法
在智能制档方面，合思档案管理系统允许会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，实现凭证数据业务化、业务数据财务化。 -
双模式检测：数据质量的坚实保障
合思档案管理系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，系统提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。检测结果可查阅、可追溯，保障了业务数据的完整性。 -
大数据解决方案：释放档案数据价值
合思档案管理系统的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。它能够支撑各类归档格式转化，实现秒级预览版式文件；通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，提升数据处理能力。系统还支持元数据级检索，实现海量数据的秒级查询。在存储方面，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，同时提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等多种下载方式。
合思档案管理系统与传统管理方式优势对决
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成本节约：显性与隐性成本双降
在成本方面，合思档案管理系统展现出了强大的优势。它可以实现70%的纸张成本节约和75%的整理成本节约，同时减少了档案室、档案柜等存储空间的需求，降低了高显性成本。此外，该系统避免了手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙等问题，减少了高隐形成本。而且，它能够有效管理电子会计凭证文件，避免了因不可抗力导致纸质档案损坏的风险，降低了高合规风险。 -
效率提升：检索与管理的双重飞跃
合思档案管理系统在效率提升方面表现出色。它实现了90%的检索效率提升，通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，打破了物理空间的限制，实现了在线自由调阅。系统预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能让用户自由穿透档案链。 -
合规性保障：政策要求的完美契合
在合规性方面，合思档案管理系统满足国家政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，符合《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策规定，实现了归档即合规。
合思档案管理系统实际应用案例剖析
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案例一：单据量大户的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案管理系统为其提供了多系统采集数据的功能，能够自动匹配组装档案。通过该系统，企业实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，流程得到精简，真正实现了降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数高达800亿次。 -
案例二：集团型企业的档案管理革新
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难以整合。合思档案管理系统采用单套制管理方案，帮助企业实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时做到了低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。 -
案例三：低效档案管理的逆袭之路
某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落于各个系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案管理系统的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，帮助企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
合思档案管理系统凭借其便捷调阅、混序归集、智能采集、智能制档、双模式检测、大数据处理等功能，以及在成本节约、效率提升、合规管理等方面的显著优势，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案管理系统都是企业数字化建设的必然选择。
合思档案管理系统将持续创新和优化，不断满足企业日益增长的档案管理需求，助力企业实现全面数字化转型。该系统拥有众多成功的客户案例，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可和好评。
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