在我国电子凭证改革的浪潮中，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。自 2024 年 11 月 1 日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也遭遇了诸多难题。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节困难重重，传统纸质档案管理更是痛点丛生。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。纸质档案查找效率低下，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。不仅如此，大量纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本巨大。COMMUNE 幻师的档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套卓越的财务智能化方案。
合思档案：财务智能化方案的创新典范
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，一直致力于为企事业单位提供优质的财务数智化产品和服务。自 2014 年创立以来，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案的成长历程丰富而精彩。2017 年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020 年，该产品全面面向市场，积极响应国家政策，率先帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
核心功能优势：构筑财务智能化方案坚实壁垒
合思档案的功能蓝图独具特色，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集方面，合思档案借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，实现高效的数据采集。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理奠定坚实基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的规范化。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供全方位的支持。
全流程具备合规化、自动化、数字化特点。在档案采集环节，合思档案拥有开放式接口互联，可自主采集数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。档案制档时，能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。档案管理方面，具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，水印管理严格，档号符合国标要求。档案利用上，可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案的产品价值显著，能让企业自动化归档，告别重复性工作。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。
应用场景案例：见证财务智能化方案卓越成效
合思档案在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的效果。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现了打破壁垒，数据同源。财务人员能够便捷利用档案，一键联查，工作效率大幅提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计效率显著提高。借助虚拟档案库房和二维码，电子与实物实现精准匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。对档案数据进行资产化深度分析，满足了内审需求。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率 80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，业财融合达成 80%，实现了 100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛。整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。
在当前经济环境下，电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，是企业实现数字化和绿色化协同转型的有力工具。众多企业已通过合思档案取得显著成效，如好想你、COMMUNE 幻师等。合思档案能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也想提升财务管理水平，抓住电子凭证数字化转型的机遇，不妨选择合思档案这一卓越的财务智能化方案。现在就拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案，还可以免费试用，开启财务智能化的新篇章。
