合思档案：优化文档归档流程，开启企业档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业的档案管理正面临着重重挑战。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地过大，以及档案数据难以分析利用而发愁。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁琐，耗费大量时间。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，时间成本极高。

企业不仅要承担高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本、档案室和档案柜等存储空间成本；还要面对高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件粗糙导致的数据利用低效问题；更要防范高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力造成的纸质档案损坏等。

2025年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。而且，企业在数字化推行过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题仍未得到解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。而合思档案，正是解决这些问题的得力助手。

合思档案解决方案：一站式档案管理新路径

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策走向数智化。通过数字化手段，合思档案还能帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案核心功能亮点：科技赋能档案管理

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准高效的档案构建
  智能制档是合思档案的一大特色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活定制的权限管控
  合思档案在档案管理方面具有高度的灵活性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷多样的查询利用
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件能快速定位结果，还支持批量检索。它能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，可直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化、一键到期催还。

合思档案使用收益：全面提升企业价值

• 显著降本增效
  合思档案能带来显著的降本增效效果。它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，让企业彻底告别传统手工归档，不打印档案，更有效地“收紧钱袋子”。

• 完善信息化闭环
  合思档案实现了电子会计档案管理闭环，补足了企业信息化建设的空白。它拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。

• 激活数据价值
  合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，发挥数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。

• 确保合规管理
  合思档案确保电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。它满足电子会计档案管理全生命周期建设，完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

合思档案典型场景：满足多样业务需求

• 单套制解决方案：高效便捷的电子档案管理
  单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 档案扩展解决方案：灵活定制的档案管理
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：精细化的档案查阅体验
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的便捷调阅方式。

合思档案客户成功案例：实力见证价值

某企业年单据量达2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合各类档案统一标准管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

如果您的企业也正为文档归档流程繁琐、档案管理难题所困扰，不妨行动起来，选择合思档案。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有联系方式，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。现在，您可以免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。