合思档案：引领企业档案信息化建设新潮流

在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的考验，档案信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地而烦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗时耗力，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复；业务人员出差、招待后的报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

合思档案解决方案：解锁多样场景管理

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，会计档案无需打印，真正做到应收尽收。

档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

产品功能概览：打造高效档案管理体系

合思档案在档案信息化建设方面具有强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，它还提供关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理包括权限管理和精准管控。它支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它还具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

产品核心亮点：合规增效挖掘数据价值

合思档案在档案信息化建设中具有诸多核心亮点。
在合规性方面，合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
在降本增效方面，它能为企业节约纸张成本和整理成本，如节约70%纸张成本、75%整理成本；提升检索效率，如检索效率提升90%；实现管理合规性100%。
在数据利用方面，合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅档案。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，真正利用档案数据，实现数据价值。
在连接能力方面，合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档。同时，它符合国家政策要求，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

产品价值体现：惠及企业不同角色

合思档案为企业不同角色带来了显著的益处。
对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

典型使用场景：贯穿企业各环节

合思档案在企业各环节的档案管理中都有典型的使用场景。
在业务流转环节，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等。
在档案采集环节，进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。
在档案制档环节，系统对档案进行整理、匹配、组件，完成档案制档。
在档案利用环节，可通过智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等方式主动利用电子档案，同时以纸质档案作为辅助备查。

成功案例展示：见证应用卓越成效

众多企业通过采用合思档案解决方案，取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。通过合思档案单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案为其提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：树立行业独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供多种创新性解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案等，满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，它通过多项认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，具备信息安全等级保护三级认证，保障产品的安全性和可靠性。

在当前经济环境下，合思档案能帮助企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，助力企业实现业财融合，让有限资源发挥更大效用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，持续提升产品性能和服务质量，以更好地满足企业日益增长的档案管理需求。

合思档案将继续发挥其技术优势和创新能力，为企业提供更加智能化、便捷化、合规化的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化时代取得更大的成功。如果您的企业也想开启高效、合规的财务档案管理之旅，立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案的信息。您还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取最新产品动态和优惠活动。现在就可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和价值。